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管理のミカタ
【勤怠管理テンプレート付き】エクセルで勤怠管理をする方法を解説
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※本記事にはプロモーションが含まれていることがございます。
こんにちは。
バックオフィスの効率化担当です。
今回は、中小企業がエクセルを使って勤怠管理を行う方法をまとめて紹介します。
近年、中小企業は人材確保や労働環境の向上、働き方改革の進行など、様々な課題に直面しています。
その中でも、労働時間の管理や労働者の働き方を適切に把握する勤怠管理は、企業の生産性向上や法令遵守において重要な役割を果たしています。
しかし、中小企業では専用の勤怠管理システムを導入する予算がない場合が多く、効率的な勤怠管理方法を見つけることが求められています。
そんな中、手軽で低コストで導入できるエクセルを使った勤怠管理を行う中小企業もあります。
エクセルを活用すれば、簡単に勤怠管理表を作成・運用でき、また様々な集計や分析が可能になります。
これにより、中小企業でも手間とコストを抑えつつ、労働環境の改善や法令遵守に取り組むことができます。
本記事では、「【中小企業必見】エクセルを使って勤怠管理をする方法」を詳しく解説していきます。
これから勤怠管理に悩む中小企業の皆様にとって、実践的なヒントやアドバイスが盛りだくさんですので、ぜひ最後までお読みいただき、効率的な勤怠管理に役立ててください。
目次
エクセルでの勤怠管理方法と作成手順
エクセルを使った勤怠管理は、自作の勤怠管理表を作成する方法と、既存のテンプレートを活用する方法があります。
どちらの方法でも、労働時間や休憩時間、残業時間などを一元管理し、労働状況を把握・分析することが可能です。
また、エクセルの関数やマクロを利用すれば、さらに効率的な勤怠管理が実現できます。
1-1. 勤怠管理表の自作とテンプレート活用
勤怠管理表の自作には、エクセルの基本的な関数やセルの書式設定を利用して、自社のニーズに合った勤怠管理表を作成します。
この方法では、独自のルールや条件を反映させることができますが、エクセルの知識が必要となります。
一方、テンプレート活用では、インターネット上で公開されている勤怠管理用のエクセルテンプレートをダウンロードし、それをカスタマイズして利用します。
この方法は、エクセルに詳しくない人でも簡単に勤怠管理ができるため、初心者向けの方法と言えます。
ただし、テンプレートによっては、自社のニーズに完全には対応できない場合もありますので、注意が必要です。
1-2. 勤怠管理によく使われる関数と計算方法
エクセルを使った勤怠管理では、以下のような基本的な関数や計算方法が役立ちます。
これらを理解し、適切に活用することで、効率的な勤怠管理が実現できます。
1. 減算
勤務時間の計算には、退勤時刻から出勤時刻を減算する必要があります。
エクセルでは、=(退勤時刻 - 出勤時刻) * 24 のように式を入力して計算できます。ただし、この計算結果は小数点で表示されるため、適切な時間表記に変換する必要があります。
2. SUM関数
勤務時間の合計や、月間の残業時間などを求める際には、SUM関数を使います。
例えば、=SUM(勤務時間の範囲) のように入力することで、指定した範囲内の勤務時間の合計を算出できます。
3. IF関数
条件に応じて、異なる結果を表示させる場合には、IF関数を利用します。例えば、休憩時間がある場合とない場合で勤務時間の計算が異なる場合、=IF(条件, 条件が真のときの計算, 条件が偽のときの計算) のように入力して使います。
4. TIME関数
時間の計算には、TIME関数が便利です。例えば、=TIME(時間, 分, 秒) のように入力することで、指定した時間、分、秒を合わせた値を生成できます。これを使って、労働時間の計算や時間外労働の計算ができます。
5. TEXT関数
エクセルで計算した時間を見やすい形式に変換する際には、TEXT関数を使います。
例えば、=TEXT(計算結果, "hh:mm") のように入力することで、時間と分の表記に変換できます。
これらの関数や計算方法を活用し、エクセルで勤怠管理を行うことで、中小企業の方でも手軽に労働時間の把握や分析ができます。
エクセルでの勤怠管理のメリット・デメリット
エクセルを使った勤怠管理のメリットとデメリットについて解説します。
中小企業の方がエクセルで勤怠管理を行う際に、どのような利点や欠点があるのかを理解し、適切な選択ができるようになりましょう。
2-1. エクセルでの勤怠管理を行うメリット
エクセルを使った勤怠管理には、以下のようなメリットがあります。
- 低コストで始められる：エクセルは多くの企業で既に導入されているため、追加のコストをかけずに勤怠管理ができます。
- カスタマイズ性が高い：エクセルでは、自社の勤怠管理ルールやポリシーに合わせて、柔軟にシートをカスタマイズできます。
- 機能が豊富：エクセルには、数式や関数が豊富に用意されており、労働時間の計算や分析などが容易に行えます。
- データの管理が容易：エクセルでは、データを一元的に管理できるため、情報の整理や把握がしやすくなります。
2-2. エクセルで勤怠管理を行うデメリット
エクセルを使った勤怠管理には、次のようなデメリットも存在します。
- 手作業が多くなる：エクセルでの勤怠管理は、入力や修正などの作業が手作業になることが多いため、労力がかかります。
- エラーが発生しやすい：手作業が多いと、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなり、データの信頼性が低下する恐れがあります。
- スキルが必要：エクセルを使いこなすためには、関数や数式の知識が必要です。習得に時間がかかる場合もあります。
- セキュリティの問題：エクセルファイルは、パスワード保護やアクセス制限の機能が限定的であるため、情報漏洩のリスクが高まります。
3. エクセルでの勤怠管理の注意点と課題
エクセルでの勤怠管理を行う際には、いくつかの注意点や課題が存在します。
法律改正や働き方改革への対応、残業時間や休日出勤の計算の注意点、シフト制やフレックスタイム制への対応、データ改ざんやヒューマンエラーのリスクについて説明します。
3-1. 法律改正や働き方改革への対応
エクセルで勤怠管理を行う際には、労働法規や働き方改革に対応することが重要です。
これらの法律が変更された場合、エクセルのフォーマットや計算方法を迅速に更新する必要があります。
適切に対応しないと、労働基準法違反のリスクが生じるため注意が必要です。
3-2. 残業時間、休日出勤、時間外労働の計算の注意点
エクセルでの勤怠管理では、残業時間や休日出勤、時間外労働の計算に注意が必要です。
正確な計算方法を適用し、労働時間の上限や休憩時間などの規定を遵守してください。
また、労働者の種類に応じて計算方法が異なることもあるため、注意が必要です。
3-3. シフト制やフレックスタイム制への対応
シフト制やフレックスタイム制を導入している企業では、エクセルでの勤怠管理がより複雑になります。
各従業員の勤務形態に応じた計算方法を適用し、正確な労働時間を把握することが重要です。
また、シフト変更やフレックスタイムの適用範囲を確認し、適切に対応する必要があります。
3-4. データ改ざんやヒューマンエラーのリスク
エクセルでの勤怠管理では、データ改ざんやヒューマンエラーのリスクがあります。エクセルファイルのアクセス権限を適切に設定し、不正アクセスや改ざんを防止することが重要です。
また、入力ミスや計算ミスを防ぐために、データのチェックや確認を定期的に行い、エラーが発生した場合はすぐに修正することが重要です。
エクセルの機能を活用して、入力規則やデータ検証を設定することで、ヒューマンエラーを最小限に抑えることができます。
ミスを防ぐために、データのチェックや確認を定期的に行い、エラーが発生した場合はすぐに修正することが重要です。
クセルの機能を活用して、入力規則やデータ検証を設定することで、ヒューマンエラーを最小限に抑えることができます。
エクセルでの勤怠管理は、正確で柔軟な対応が求められます。
中小企業のエクセルに慣れていない方でも、上記の注意点や課題に留意し、適切に対応すれば、効果的な勤怠管理が実現できます。
ただし、エクセルの限界も理解し、場合によっては専門的な勤怠管理システムを検討することも重要です。
マクロを利用したエクセル勤怠管理の自動化
エクセルのマクロ機能を利用することで、勤怠管理の一部を自動化し、効率化が図れます。マクロを使用することで、繰り返しの作業や複雑な計算を簡単に実行できます。
4-1. 自動記録マクロの作成と運用
自動記録マクロを作成することで、勤怠データの入力や計算を効率化できます。
マクロの作成には、エクセルのマクロレコーダーを使用し、実行したい操作を記録しておきます。
作成したマクロは、ショートカットキーやボタンを使って簡単に実行できます。
4-2. マクロの注意点
マクロを利用する際には、セキュリティ上のリスクや互換性の問題に注意が必要です。マクロは、悪意のあるコードを含む場合があり、セキュリティリスクを増大させることがあります。
また、エクセルのバージョンや環境によっては、マクロが正常に動作しないことがあるため、適切なテストと検証が必要です。
企業に適した勤怠管理方法の選択
エクセルでの勤怠管理が適している企業と適していない企業を見極めることで、効率的な勤怠管理が可能です。
5-1. エクセルでの勤怠管理が適している企業
エクセルでの勤怠管理が適している企業は、主に以下のような特徴があります。
- 従業員数が少なく、管理が比較的容易であること。
- 従業員のシフトが一定で、変更が少ないこと。
- コスト削減が重要な課題であること。
5-2. エクセルでの勤怠管理が適していない企業
エクセルでの勤怠管理が適していない企業は、以下のような特徴があります。
- 従業員数が多く、管理が煩雑であること。
- シフト制やフレックスタイム制を導入していること。
- セキュリティが重要な課題であること。
勤怠管理エクセルテンプレート
ダウンロードしてすぐに使えるエクセルファイルを無料で配布しています。
左上の【ファイル】→【ダウンロード】からダウンロードしてご利用ください。
※こちらは給与計算部分については時給計算となっています。また、法定休日労働が発生せず、時間外労働が月60時間未満であることを想定しています。
（2023年４月１日より、企業規模を問わず、月60時間を超える時間外労働に対して50％以上の割増賃金率での計算が必要となっています。）
エクセル以外のおすすめの勤怠管理システム
エクセルでの勤怠管理には比較的低コストで使えるメリットはありますが、作業が手間、セキュリティ面に懸念がある、会社から許可が降りないなどエクセルを活用できない場合は、専用の勤怠管理システムを利用することで、これらの課題を解決できます。
7-1. 勤怠管理システムの機能と利点
勤怠管理システムは、以下の機能を持っています。
- 自動計算機能：残業時間や休日出勤、時間外労働の自動計算。
- データの集約・可視化：勤怠データを一元管理し、労働時間の傾向を把握しやすくする。
- シフト管理機能：シフトの作成、変更、確認が容易に行える。
- セキュリティ対策：データの漏洩や改ざんを防ぐためのセキュリティ対策。
これらの機能により、効率的な勤怠管理が可能になります。
7-2. エクセルから勤怠管理システムへの移行のメリット・デメリット
エクセルから勤怠管理システムへの移行には、以下のメリットとデメリットがあります。
メリット:
- 労力の削減：自動計算機能やシフト管理機能により、手作業の負担が軽減される。
- エラーの減少：自動計算機能により、計算ミスが減少する。
- セキュリティの向上：専用システムにより、データの漏洩や改ざんリスクが低減される。
デメリット:
- コスト：導入費用や維持費がかかる場合がある。
- 学習コスト：新しいシステムに慣れるまでに時間がかかることがある。
会計や勤怠、給与計算におすすめのツールはこちらにまとめてあります。
勤怠管理システムの紹介と評価
さまざまな勤怠管理システムがありますが、ここでは無料の勤怠管理システムとおすすめの勤怠管理システムを紹介します。
8-1. 無料の勤怠管理システムの例
- カナリア：シンプルな勤怠管理システムで、従業員の出勤・退勤時間を記録できます。
- タイムスタンプ：スマートフォンで出勤・退勤時間を打刻できるアプリです。
8-2. おすすめの勤怠管理システム
おすすめの勤怠管理システムは、機能が充実しており、使いやすさやサポートが評価されているものです。以下はおすすめの勤怠管理システムです。
- クラウド勤怠：クラウドベースの勤怠管理システムで、シフト管理や給与計算も可能です。
- タイムプロ：シフト管理や休暇管理などの機能があり、柔軟性が高い勤怠管理システムです。
勤怠管理の効率化のための原則とEXCELの失敗パターン
勤怠管理を効率化するためには、以下の原則が重要です。
- シンプルなルールを設定する。
- 自動化やテンプレートの活用。
- 定期的なデータ確認と更新。
エクセルでの勤怠管理の失敗パターンには、以下のようなものがあります。
- 計算式の誤り。
- データの入力漏れ。
- セキュリティ対策の不備。
これらの失敗パターンを避けるためにも、自動化や専用システムの導入を検討してみてください。
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