【勤怠管理テンプレート付き】エクセルで勤怠管理をする方法を解説
clueCFO
管理のミカタ
【2024年版】効率的な勤怠管理方法を基礎から徹底解説
clueCFO
※本記事にはプロモーションが含まれていることがございます。
これまでも多くの勤怠に関する「残業手当の未払い」や「過労死の問題」が長年報道されていますが、中々改善されませんよね。
だからこそ、新しく勤怠管理を担当する方や、これから起業をする方には同じ道を歩んで欲しくない。
ただ、勤怠管理は大切とは言いつつも、どのような方法で実施すればよいのかわからない。
方法は分かったけど、基礎からシステム選定までまるっと理解したい…という方もいるのではないでしょうか？
そこで今回は、勤怠管理の目的や重要性、方法、起きやすいトラブルや対処法までまるっとご紹介します。
勤怠管理が改善されると、従業員の仕事に対するモチベーションの低下を防いだり、ブラック企業の烙印を押されづらくなったり、良いことづくしです。
ぜひ理解して、良い企業にしていきましょう。
目次
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時間や休憩時間、休暇取得状況などを記録・管理することです。
以下が管理する項目になります。
- 労働・欠勤数
- 始業、終業、休憩時刻
- 労働時間
- 時間外労働、深夜労働、休日労働の時間数
- 有給休暇日数、残日数
- 遅刻や早退の回数と時間
従業員数が多ければ多いほど、一人ひとりの勤怠情報を管理することは難しいため、後述する管理システムを活用したりと、効率化を進めています。
勤怠管理の目的と必要性
勤怠管理の目的は、大きく6つあります。
- 給与計算
- 労働時間と休憩時間の把握
- 過重労働の早期防止
- 時間外労働の上限規制や、「労働時間の把握」などの法令遵守
- 有給休暇取得
- 適切な人事評価
このように労働環境を適切に把握し、法令の遵守や労働者の権利を保護する目的があります。
また、働き方や労働環境を改善することで、生産性や労働者満足度が向上し、事業拡大や採用の面においてもプラスに働いてきます。
就業管理との違いとは？
似た言葉で、就業管理というものがあります。
これは労働時間や条件を適切に管理することを指します。つまり、勤怠管理は「就業管理の一部」であり、出退勤の記録や休暇取得状況の管理が含まれます。
なので、最初はほとんど同じと捉えて頭に入れておきましょう。
勤怠管理をするメリット・デメリット
勤怠管理を適切に行うことで、以下のようなメリットがあります。
- 給与計算の正確性向上
- 労働環境の改善
- 労働生産性の向上
一方、勤怠管理には以下のようなデメリットも存在します。
- 管理業務の負担増
- 従業員のプライバシーの懸念
- 時間やコストがかかる場合もある
- 抵抗感や不満の発生
しかし、これらのデメリットはメリットが適切に享受できていない環境で発生しやすいです。
例えば、働いた分給料が貰え、休みも自由に取得でき、違法な残業がない働きやすい労働環境であれば、多少のデメリットには目がいかなくなるでしょう。
つまり勤怠管理は、適正に行えば絶大な効果を発揮すると言えます。
勤怠管理をしないとどうなるのか？
では勤怠管理を怠ると、どのような問題が発生するのか？
- 法令違反による罰則※2
- 労働者の過労やストレスの蓄積
- 労働紛争の発生
- 企業のイメージ低下や信頼失墜
※2 罰則：労働基準法違反に対する罰金や懲役などの刑事罰。
上記の問題は事業拡大や採用にも影響を及ぼします。
これらを避けるためにも、適切な勤怠管理が必要です。
勤怠管理に関する起きやすいトラブルと対処法
勤怠管理においては、以下のようなトラブルが起こりやすいです。
- 出退勤の記録の誤り
- 休憩時間の不足
- 労働時間の過大・過少報告
これらの対処法として、
- 適切な勤怠管理システムの導入
- 従業員への勤怠管理ルールの周知
- 定期的な勤怠データの確認・修正
を徹底していくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。
勤怠管理システムの選定のポイント
正確に労働時間の管理や、法改正に基づいた管理を実施するには、勤怠管理システムを導入することをオススメします。
システムであれば、ミスなく計測してくれますし、何より工数が掛からないので、大幅に生産性が向上します。
そこで勤怠管理システムを選ぶポイントをご紹介します。
- 就業規則や運用に則した機能の有無
- 利用者や管理者が使いやすいか
- サポート体制や支援が手厚いか
- 同業種の導入実績があるか
- 定期的にアップデートされているか
休憩時間を自動登録できるかや、遅刻した従業員の理由記入欄など、規則や取り入れたい運用ができるかどうかの確認をまずはしましょう。
その上で操作性やサポート体制など、運用のしやすさを比較していき、システムの選定を行いましょう。
その際に、同業種の導入実績があると、気づかなかった機能まで見えてくるので、一度相談していくのも一つです。
おすすめの勤怠管理ツールはこちらからご覧ください
KING OF TIME（キングオブタイム）の評判、価格、使い勝手を検証
※本記事にはプロモーションが含まれていることがございます。
こんにちは！
労務管理の面倒な手続きや、タイムカードの管理をす...
新しく勤怠管理を任された場合、何からすればよいのか？
新たに勤怠管理を任された場合、以下の手順で進めましょう。
- 現行の勤怠管理方法を把握
- 法令遵守状況を確認
- 必要に応じて新しい勤怠管理システムを選定・導入
- 従業員への周知・教育
- 定期的なデータ確認・修正を行う
全体的な流れを頭に入れつつ、上司や元担当者からの指示や引き継ぎを聞きましょう。
【まとめ】
いかがでしたでしょうか？勤怠管理は、難しいと思われがちですが、やっていることは至ってシンプルです。
しかし、それと同時に労働者の権利を守り、企業や事業所の生産性向上に繋がる重要な要素です。
適切な管理方法を選定し、現場に落とし込むことで、労働環境の向上が期待できます。
この記事が、勤怠管理に関する課題解決の一助となれば幸いです。
経理・人事・総務のためのバックオフィスで働く方が情報収集するためのWEBメディアです。DX化、緊急のお悩み解決が全てこのメディア一つで実現。
