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管理のミカタ
事務作業をスピードアップ！効率化のための6つの新しいアイディア
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こんにちは。
バックオフィスの効率化編集部です。
今回は、事務作業の効率化について解説します。
仕事をする上で、どんな職種の方も事務作業を避けて通ることはできません。ビジネスで事務作業は必ず発生する作業の一つです。
特にバックオフィス系の職種の方は、事務作業に多くの時間を使うことが多いでしょう。
作業自体は簡単なものが多いかもしれませんが、それなりの時間を費やしているのも事実ではないでしょうか。
作業に対する考え方や進め方を工夫するだけで事務作業を効率化でき、労働時間の短縮や他のコア業務に時間を使えるようになります。
本記事では、事務作業効率化に繋がる6つのポイントをご紹介していきます。
ぜひ最後まで読んでご自身の業務に役立ててみてくださいね。
目次
事務作業効率化はデスク環境の整理から|整理のための6つのアイディア
ここからは事務作業を効率化するためのポイントを6つに絞って解説していきます。
ご紹介するものは簡単にできるものばかりですので、取り入れやすいものから実践してみましょう。
デスク環境の最適化
まず手っ取り早くできることは、デスク周りの整理整頓です。
デスク上にはパソコンの周辺機器や書類、スマホ、文房具などなど、たくさんのものが散らばりがちです。散らかったデスクだとストレスを感じて、生産効率が落ちてしまいそうですよね。
特に紙の書類がデスクに大量にある場合、必要な書類がどこにあるのかわからず、捜し物に貴重な時間を使うことになってしまいます。
また、デスク上だけでなく、パソコンのデスクトップ上でも同じことが言えます。
すでに使わなくなったファイルがデスクトップ上に煩雑に並んでいることで、必要なデータがどこにあるのかわからなくなってしまうことがあります。
効率的に事務作業を進めるためにはデスクの最適化が不可欠となりますので、次のことを意識してみるとよいでしょう。
- 紙の書類はデータ化して保管する場所を決めておく
- いらないものは思い切って捨ててしまう
- デスクに収納スペースを設ける
- ケーブルや周辺機器類はまとめる
デスク上に十分なスペースがない方は、机上ラックを活用してみるのも有効です。整理整頓に役立つアイテムが増えてきていますので調べてみても良いかもしれませんね。
タスクの優先順位の見直し
次は仕事の進め方のテクニックですが、タスクに優先順位をつけることです。
仕事を効率的に進めるだけでなく精度を高めるためにも有効なのですが、新しい仕事を割り振られたときに優先度を考えておくことが大切です。
複数の仕事を同時並行で進めることがあると思いますが、新しい依頼をもらった際に先に受けた仕事から順番に進めることは効率的とは言えません。
例えば、2つの仕事をもらい納期が同じだった場合、どちらのほうが重要度が高くて優先してやるべきかを考えることで、重要な方に労力をよりかけることができますし、優先度が低い方については納期を少しずらすことも可能な場合があるかもしれません。
もちろん、どの仕事も大切という前提はあるのですが、どうしても納期をずらせない場合は、予め納期通りに仕事を進められるように段取りをしたり、その間は新しい依頼を引き受けないといった工夫もできるようになります。
事務作業の優先度の再確認
先程の内容と少し重なる部分もあるのですが、今行っている事務作業の優先度を再確認することも有効なアクションです。
例えば、これまでなんとなくやっていた事務作業について考えたとき、優先度がそこまで高くない場合は、その作業自体をなくしてしまうことも有効です。
これまで慣例としてなんとなくやっていたけど、なくしても問題がない業務は意外とあるものです。
また、メールチェックの業務についても見直す余地があると考えています。
例えば、普段こまめにメールチェックして返信している方は、メールを確認して返信する時間を固定してしまうことで、他の業務にリソースを割くことができるようになります。
例えば、メールチェックは「9時、11時、14時、16時、18時」と決めることで、それ以外の時間はメールのことを気にせず作業を進められるようになります。
意外とこまめなメールチェックが他の作業の妨げになっていることがありますので、是非試してみてください。
業務の再分配
業務の再分配を行うことで効率化を図れるケースがあります。
人それぞれで得意不得意なことが存在します。苦手な業務に対しては、時間もかかり、仕事の精度も下がってしまうものです。
仕事が思うように進められない場合は、もしかしたら自分の得意分野外の仕事を担当している可能性があります。得意なことを担当するほうが自分自身にとっても、企業にとってもプラスになりますので、適切な役割分担や再配置を検討してみると効率化や生産性の向上に大きく繋がるでしょう。
一部業務の自動化
業務の自動化をすることで業務効率を大きく改善できます。
必ずしも人手を使って作業をする必要はなく、近年はRPAといった作業自動化ツールも多く存在していますので活用すると良いでしょう。
実際に自動化ツールを導入して作業時間が大幅に短縮されたという成功事例が多くありますので、検討してみてもよいかもしれませんね。
また、ツールの導入までいかずとも、過去のデータで使えるものは再活用することも重要です。例えば、提案資料やレポートのフォーマットなど、使い回せるものはどんどん活用していきましょう。
ショートカットキーの更なる活用
単純に作業のスピードアップを狙うのも有効な手段です。
スピードアップに役立つのがショートカットキーの活用です。
ショートカットキーを使うのと使わないのでは、作業時間に大きな差が生まれます。ショートカットキーを覚えるだけで大幅に作業時間の短縮が可能です。
特に事務作業ではExcelを使うことが多くあるかと思いますが、Excelの便利なショートカットキーは覚えておいて損はないでしょう。
次の章でおすすめのショートカットキーについて紹介します。
Excelでさらに便利に！ショートカット10選
ここではExcelで使えるおすすめショートカットキー10選をお伝えします。
ショートカットキーをマスターして、業務時間を大きく短縮しましょう。
- セルの値をコピーする 「Ctrl」 + 「C」
- セルの値を貼り付ける 「Ctrl」 + 「V」
- 上書き保存 「Ctrl」 + 「S」
- 検索 「Ctrl」 + 「F」
- 一番端のセルへ移動 「Ctrl」 + 「方向キー」
- セル内のデータを編集する 「F2」
- 同じデータを複数のセルに入力する 「Ctrl」 + 「Enter」
- 上のセルの数式をコピーする 「Ctrl」 + 「D」
- 同じ列のデータをリストから入力する 「Alt」 + 「↓」
- 合計を入力する 「Alt」 + 「Shift」 + 「=」
まとめ
今回は、事務作業の効率化について紹介しました。
どれも今すぐに取り組めるものばかりかと思いますので、取り入れやすいものから実践してみてくださいね。
毎日行うものだからこそ、よりスピーディに負担を少なく進めることが重要です。本記事が業務効率化と改善のお役に立てると嬉しく思います。
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