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【2024年】電子契約システムのおすすめ5選｜優良サービスだけを徹底比較
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こんにちは。
バックオフィスの効率化編集部です。
今回は、電子契約サービスについて解説していきます。
企業では、必ず契約行為が発生します。これまでは紙の書類を用いて契約書の締結を行うのが一般的でした。書類を取引先へ郵送して、署名と捺印後に返送してもらうのが締結までの基本的な流れです。
しかし、この締結方法だと郵送の手間がかかり、タイムラグが発生して業務効率が悪く、改善の余地が多分にありました。
また、近年は脱ハンコやペーパーレスの風潮も強まっており、社内から紙の書類を減らしていく取り組みが徐々に進んでいる印象があります。
そんな時に活用できるのが電子契約サービスです。
電子契約サービスを利用することで、紙での契約締結から脱却することができます。
本記事では電子契約サービスの基礎知識からメリット、おすすめ紹介サービスまで幅広くご紹介していきますので、電子契約サービスを検討されている方は最後まで読んでご参考になさってくださいね。
目次
電子契約サービスとは？
電子契約サービスとは、これまで紙で行っていた締結業務をオンライン上で行うことができるサービスのことを指します。
扱うことができる書類としては、契約書をはじめとして、発注書・覚書・申込書など、他にもたくさんの書類で利用することができ、幅広い用途で活用できます。
電子契約の仕組み
従来の紙でのやりとりでは、書類を印刷して捺印やサインをもらうのが一般的な流れでした。
電子契約では、サービス上にアップロードされた契約書面に対して、双方が「電子サイン」と「タイムスタンプ」の付与を行うことで締結が完了します。
電子サインとは、紙の締結における署名・捺印に該当します。タイムスタンプとは、電子ファイルに時刻情報を付与する仕組みのことを指しており、時刻情報を記録することで内容の改ざんがされていないことを証明するための仕組みです。
電子サインには暗号化技術が使われていたり、先ほどのタイムスタンプのような仕組みもあったりと少し難しく感じるとは思いますが、実際の利用シーンにおいてはそれらを意識せずとも簡単に利用することが可能ですのでご安心ください。
電子契約サービスの主な機能
電子契約サービスでは、主に次のような機能が備わっています。
- 契約締結手続きに関する機能（契約書送信・合意機能）
→一番メインとなる電子署名やサインを行う機能 - 契約データの管理に関する機能
→締結したデータを保管したり、検索を行う機能 - 契約業務を効率化する機能
→契約締結の期日をアラートで知らせてくれる機能
他にも、サービスによって多少の差異はありますが、下記のような機能もあります。
- ワークフロー機能
- 契約書テンプレート機能
- ステータス確認機能
- インポート機能
- 外部サービス連携機能
電子契約導入のメリット
電子契約を導入するメリットは、大きく分けて3つあります。
契約締結業務を効率化できる
電子契約導入の一番のメリットは、やはり契約締結業務の効率化を実現できる点です。
オンライン上ですぐに署名・サインを行えるため、書類を発行してから当日中に締結が完了することも珍しくありません。
紙を郵送でやり取りするには、どうしても届くまでのタイムラグが発生してしまいます。スピーディーに締結を進めたい状況においても、一定時間は空いてしまうのが難点でした。
また、紙の場合だと保管場所が必要ですが、電子契約の場合はサービス内に書類データが保存されるため保管場所を確保する必要もありません。
コストが削減できる
コストを削減できるのもメリットのひとつです。
電子契約にすることで紙代や郵送費、印刷代をコストカットすることができます。紙を一切使うことがなくなるので、かなりのコストカットに繋がります。
また、電子契約においては収入印紙も不要となるため、これもコストカットにインパクトを与えます。
例えば300万円を超える契約においては1,000円の収入印紙、500万円を超える契約においては2,000円の収入印紙が必要になるため、何度も契約手続きを繰り返すうちに非常に大きなコストになっていました。
また、これまで封入や郵送に必要だった人手も不要となるため、他のコア業務に注力してもらうことによる生産性の向上も期待できます。
書類改ざんの防止につながる
電子契約では、タイムスタンプ機能やデータ管理機能によって複製や改ざんを防ぐことができます。
また、紙の場合は保管漏れや紛失リスクもありますが、電子契約の場合はサーバ上に保管されるので盗難や紛失の恐れもありません。
【2023年】電子契約システムのおすすめ5選
クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）
主な特長や機能
- 弁護士がサービス全体を監修し、事業者署名型（立会人型）電子契約サービスとしては初めて、電子署名法が定める「電子署名」に該当することを法務省・デジタル庁に認められています。
- 各種認証制度をクリアした万全のセキュリティでデータを守ります。日本国内2ヶ所のデータセンターで保管し、要求水準が高い金融機関や官公庁などのお客様にもご利用いただいています。
- 契約締結から契約書管理まで可能なクラウド型の電子契約サービスです。シンプルなUIでITに不慣れな方でも簡単に操作可能、オプションでより便利なサービスも展開しています。
費用
月額費用：10,000円〜
※複数プランあり
従来契約書の締結にかかっていた時間（平均20日ほど）が1~3日ほどになり、ビジネススピードが速くなった。
従来、契約書の締結には非常に時間がかかっておりましたが、郵送、社内稟議の時間が大幅に短縮されたことで、契約書の締結が非常にスムーズになった。
電子印鑑GMOサイン（GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社）
主な特長や機能
- 契約印タイプ（⽴会⼈型 電⼦署名）の送信料は1件あたり110円。他社と比較して、ほぼ半額です。
- 権限設定や閲覧制限で、⼤切な⽂書を確かに管理します。追加費⽤なしの標準機能です。
- 電子帳簿保存法に準拠。安⼼してご利⽤いただけます。より本人性が高い当事者型電子署名の利⽤・併⽤も可能です。
- Salesforce、kintone、boxなど、すでに利用されているCRMやSFA、ワークフローなどのサービスとGMOサインをAPIで連携することで、業務をさらに効率化できます。
費用
月額費用：8,800円〜
契約書関連について、紙ベースでのやり取りで対応していたが、GMOサインを導入してからは、クラウド上でデータでのやり取りが可能となり、郵送代等も不要となったため、作業の効率アップはもちろん、経費面でも効果が出ている。
視覚的に操作ができるので、専門的な知識は必要なく、先方（契約者）にも説明がしやすいので使いやすい。
freeeサイン（freeeサイン株式会社）
主な特長や機能
- PDFやWordで作成した契約書ひな型をテンプレート化し、契約書作成ができます。テンプレートの編集・追加などの管理も行えます。
- 契約書ごとに、契約書作成依頼、レビュー、承認などのワークフローを設定することができます。承認の順番だけでなく、Aさん「または」Bさんの承認が必要といったきめ細かい設定も可能です。
- 合意した契約書をfreeeサインにアップロードし、契約相手に送付することで、クラウド上で契約締結することができます。
- 契約書送信時に指定をすれば、電子署名が利用できます。freeeサインでは、ユーザーに登録の手間を必要としない「立会人型（事業者型）」の電子署名を採用しています。
費用
月額費用：4,980円〜
※複数プランあり
freeeサインの良い点は、機能が非常にシンプルで直観的に操作を進めることができる点です。2年以上使用していますが、細かいアップデートもされており、日々使いやすくなっています。
月4980円（年間プラン）で50通まで電子契約をすることができるため、安価にスタートできる。
BtoBプラットフォーム 契約書（株式会社インフォマート）
主な特長や機能
- クラウド上で取引先が契約書を受領し、契約締結ができます。タイムスタンプ、電子著名が付与され、自社の会社を含めた最大5社間契約まで実施することができます。
- 電子契約はもちろん、過去に”紙”でやり取りしていた文書もクラウド上で保管できるため、安全に社内共有ができます。また、契約書の状況（締結中/期限切れなど）を、取引先別/契約種別/タグ別/期限別などで簡単に把握ができます。
- 『BtoBプラットフォーム 契約書』は電子帳簿保存法の保存要件を満たすサービスです。取引先を含めて双方適用しております。
費用
月額費用：10,000円〜
※複数プランあり
手間である郵送の準備などせずとも、WEB上で完結するのでとてもありがたいです。ボタンも大きく見やすく、いくつか操作するだけで業務が完了します。
BtoBプラットフォーム関連のシステムを導入している会社が多く、電子による契約を受諾していただきやすいのは大きなポイントだと思います。
DocuSign（ドキュサイン）（DocuSign Inc.）
主な特長や機能
- 便利：いつでもどこでも、オンラインで署名が可能
- シンプル：ワンクリックで使いやすい簡単な操作性
- 迅速：すぐに署名ができ、契約締結までの時間を短縮
- 安全：常に重要な文書や個人情報を安全に保護
費用
月額費用：2,800円〜/1ユーザー
※複数プランあり
シンプルなUIで初めて使う方でも直感的に操作できると思います。契約のやりとりを紙→電子に切り替えることができるので、やり取りが非常にスピーディになりました。
いつでもどこでも利用可能で、紙文書の取り回しに比べ、高いセキュリティを確保できます。さらに、自動化機能により、煩雑なタスクの自動化やスムーズなワークフローが実現できます。これらの機能により、ビジネスのスピードや生産性を向上させることができます。
まとめ
ここまで読んでいただいた方は、電子契約システムを導入することで、業務の効率化やスピードアップ、コストダウンを実現できることをお分かりいただけたかと思います。
直接的に売上増加につながるツールではないかもしれませんが、貴社の発展に必要な仕組みの一つになるかと思いますので、本記事を参考にご検討いただけますと幸いです。
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