2023.11.16

【バックオフィス効率化】ChatGPTの活用法|具体事例20選

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こんにちは。

バックオフィスの効率化編集部です。

今回は、バックオフィス業務効率化を実現するChatGPTの活用事例について解説していきます。

ChatGPTが世の中にリリースされてから、その実用性の高さを評価されてあらゆる企業や官公庁への導入が進んでいます。

個人や法人を問わず、あらゆる人がChatGPTを活用する世の中になりつつあります。

ChatGPTは非常に便利なツールですので、バックオフィスの業務にも活用することができます。

なんとなく便利なツールという認識はあるかと思いますが、具体的にどのように業務に活用すればいいのか難しい側面もあるかと思いますので、今回は具体的な活用事例を20選ご紹介していきます。

ぜひ最後まで読んであなたの業務にも取り入れてみてくださいね。

ChatGPTとは？

そもそもChatGPTとは、最先端の自然言語処理技術を駆使したAIチャットツールです。

人間のように自然な会話ができ、多岐にわたるテキスト情報を処理して、質問に回答したり、要望に合わせた長文を自動生成してくれる機能を持っています。

2023年3月に性能がより向上した「ChatGPT4」が登場してからは、様々な企業での導入が進み、ChatGPTを活用したサービス開発の試みも増えてきました。

ChatGPTのバックオフィス活用事例

ここからは、バックオフィスのみなさまが業務効率化のために活用していただける事例20選を一気にご紹介していきます。

ご自身の業務に取り入れられそうな方法があれば、ぜひ試してみてくださいね。

メール自動作成

要点を指示するだけでビジネスメールを自動生成してくれます。メール文面作成の時間短縮に繋がり、文章に統一感を持たせることが可能になります。

レポート作成支援

社内・社外向けに報告しなければいけないレポートの初稿を作成してくれます。レポートのアウトラインを作成してくれるため文書作成の負担を軽減して、作成スピードのアップに繋がります。

社内問い合わせの自動化

社内でよくあるFAQや一般的な問い合わせに自動回答してくれます。自社固有の問い合わせに対しては個別対応の必要がありますが、一般的な内容であればChatGPTで補うことができます。

文書校正

作成したビジネス文書の添削や再構成を行ってくれます。より精度高く、高品質な文書を作成する際に重宝されます。

契約書の初稿作成

法的な文書や契約書の初稿を作成する際に役立ちます。1から作成するのは非常に負担が大きいため、たたき台をChatGPTに作成してもらうことで法務関連業務の効率化と時間節約に繋がります。

社内コミュニケーション支援

社内アナウンスや通知内容の文案の作成に活用できます。社内コミュニケーションの円滑化に貢献します。

プレゼン資料の作成

プレゼンテーションのスライドやスクリプトの作成もChatGPTでできてしまいます。プレゼンテーションの内容に関する要点を入力することで、プレゼン内容のアウトラインを作成してくれます。クオリティの高いプレゼンテーションを時間効率よく作成できます。

市場調査の支援

業界の動向や競合分析のための情報収集に活用できます。手作業で情報を集めるよりも遥かにスピーディに情報を収集して要約してくれます。社内での迅速な意思決定にも役立つことでしょう。

マニュアル資料作成

社内向けのマニュアルや新入社員向けのトレーニング資料の作成もChatGPTにおまかせできます。社内ドキュメントの充実や教育効率の向上に繋がります。

採用プロセス支援

求人広告の文案作成や応募者のスクリーニングに使えます。人事部の採用業務の効率化に大きく役立ち、企業としての採用力アップに寄与できるでしょう。

SNS管理

SNSを運用している企業であれば、投稿内容の文案作成や投稿スケジュールの管理に活用できます。ブランディングの強化や顧客エンゲージメントの向上の一助となります。

財務レポートの作成

財務関連の報告書や予算案のドラフト作成にも使うことができます。財務管理の効率化やヒューマンエラーの防止にも繋がり、業務時間の短縮も期待できます。

経費管理の自動化

経費報告の作成と整理にChatGPTを活用することで自動化に繋がります。経費処理の迅速化や記入ミスを防ぐことができます。

CRMのデータ入力

顧客情報をデータベースに入力する作業を自動化できます。これも作業時間の短縮や記入ミスの防止に繋がり、他のコア業務にリソースを割けるようになります。

ウェブサイトコンテンツ作成

自社のウェブサイトを更新する際に、ニュース文案の作成やブログ記事の生成に活用できます。

FAQセクションの更新

ウェブサイトや社内のFAQの作成や更新を補助してくれます。社内・社外問わず疑問点の解消に繋がり、大きな観点で見ると問い合わせの減少にも繋がっていきます。

会議スケジュールの管理

会議の日程調整やリマインダーの作成もChatGPTを用いてできることの1つです。効率的な時間管理や計画的な会議セットが実現できます。

プロジェクト管理支援

プロジェクトの進捗管理や全体計画のドラフト作成に用いることができます。プロジェクトを進行するに当たり、骨子があることで負担少なく進行していくことができるでしょう。

調査結果の分析

社内・社外問わず、アンケートを取得した際に回答内容の分析に使うことができます。顧客満足度の調査や従業員満足度の分析に活用できるでしょう。

内部監査の準備

監査に必要な資料やチェックリストの候補を挙げてくれます。かなりハードな対応になる監査対応ですが、予めチェックリストのドラフトを作ってくれるだけでも負担度合いは大きく異なるでしょう。

ChatGPTの使用時の注意点

データのプライバシー

ChatGPTを利用する際には、機密情報の取り扱いに注意が必要です。特に顧客情報や財務データなど、プライバシーに関わるデータを扱う場合、厳格なセキュリティ対策が求められます。

過度な依存

ChatGPTは非常に有能なツールですが、全ての判断をAIに依存するのは避けるべきです。特に複雑な判断や人間の感覚が求められる場合は、AIの提案を参考にしつつ、最終的な決定は人間が行うことが大切です。

継続的なアップデート

ChatGPTは継続的に進化しています。そのため、最新の機能や改善点を常にチェックし、最適な利用方法を見つけることが重要です。

まとめ

今回は、ChatGPTをバックオフィス業務に活用する方法とその注意点をご紹介しました。

中にはChatGPT単体での実現は難しく、ChatGPTをベースに開発したシステムの利用を推奨されるものもありますが、ChatGPTを活用したシステムの調査をしてみるのも面白いかと思っています。

ChatGPTは、適切に利用することで業務の効率化と生産性の向上に大いに役立ちます。もし使えそうな事例があれば、ご自身の業務で早速試してみてくださいね。