前回「②何に気をつければいい？」の中で、「１つの業務だけを見ない」という注意点を書きました。

１つの業務だけみて変えていけるポイントももちろんありますが、「全て自動化になったら」という目線では、社内にあるすべての業務を洗い出してみることが大事です。

IPO準備や自社開発でシステム導入を行うときに考えるのが業務フロー。
これと同じことを行っていけば業務全体がみえてきます。

IPO準備の規程の作り方でも記載していますが、まずは「業務の棚卸し」です。
各部署が何をやっているのかをリスト化しましょう
ここでのやり方は小さな業務でも紙やデータ、メールやTEL・FAXでの連絡といった細かなところまで書いておきましょう。

• どこから情報がきて何をするか
• 届いた情報はどうするのか（保存する？捨てる？何もしない？）
• 誰の許可をもらう必要があるか
• 許可はどのように貰うのか
• 届いた情報が加工されるなら何を使用して加工しているのか、どう加工しているのか
• 加工していたら、その後どのように活用するのか
• どのようなシステム・エクセル等を使用しているか

といったところを書き出して、
書き出した流れを業務フロー図に書いてみましょう。

次回は、全体から個別を見ていくために個別業務を考えてみたいと思います。