原本請求書の保管は必要か？電子化と保存方法のポイントをご紹介

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こんにちは！

バックオフィス効率化メディア編集担当です。

経理業務を行う中で、請求書の保管方法や電子化についてお悩みではありませんか？

「電子保管だけで良い？」

という疑問はこの記事を読むことで解消され、請求書の保管方法や電子化に関する知識が身につき、適切な方法で請求書を管理できるようになります。

それでは、請求書保管の課題を解決しましょう！

1. はじめに

1.1. 請求書保管の重要性

請求書は、売上や仕入れなどの取引の証明書です。

適切な保管が必要であり、税務調査時に必要となることもあります。

1.2. 請求書の種類

一般的には紙の請求書が多いですが、最近では電子請求書も増えてきています。

それぞれの保管方法や法的要件を理解しましょう。

電子請求書の法的要件

電子請求書の法的要件は、主に次の点に注意する必要があります。

1. データの真正性と完全性：電子請求書の作成や保管において、原本の内容が正確であり、改ざんされていないことを保証するシステムが必要です。
2. アクセス制御：適切なアクセス権限を設定し、不正なアクセスや情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が求められます。
3. 保存期間：電子請求書の保存期間は、一般的に7年間とされています。この期間は、法定保存期間として守らなければなりません。
4. 電子署名：電子請求書には、送信者の確認やデータの真正性を保証するための電子署名が必要です。

これらの法的要件を満たすことで、電子請求書が原本と同等の証拠能力を持ち、税務調査や会計監査においても問題がないとされます。

適切なシステム導入やセキュリティ対策を行い、法的要件を満たした電子請求書の管理を行いましょう。

2. 請求書は原本で保管すべき？

2.1. 原本保管のメリット

原本を保管すると、紛失や破損のリスクが減ります。

また、法的要件を満たすことができるため、税務調査時にも問題が起きにくいです。

2.2. 原本保管のデメリット

原本を保管すると、場所をとることがデメリットとなります。

また、整理が難しくなることもあります。

電子保管に関しても法整備が進み、上記の「電子請求書の法的要件」に記載したものを遵守していれば、電子保管でも問題はありません。

請求書原本保管に関する法的要件

請求書原本保管に関する法的要件は、主に次の点に注意する必要があります。

1. 保存期間：請求書は、法定保存期間である7年間保管する必要があります。この期間は、税務調査や会計監査に対応するために守らなければなりません。
2. 真正性と完全性：請求書の原本を保管する際には、その内容が正確であり、改ざんされていないことを確保することが重要です。
3. アクセス制御：適切なアクセス権限を設定し、不正なアクセスや情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が求められます。
4. 整理・管理：請求書の原本を保管する際には、整理・管理が適切に行われていることが重要です。必要に応じて、分類やラベリングなどの方法を用いて、簡単に検索・参照できるようにしましょう。

これらの法的要件を満たすことで、請求書の原本保管が適切に行われ、税務調査や会計監査においても問題がないとされます。適切な保管方法やセキュリティ対策を行い、法的要件を満たした原本保管を実現しましょう。

3. 請求書の電子化

3.1. 電子化のメリット

• 保管スペースが不要
  紙の請求書と比べて、物理的なスペースを取らないため保管場所の問題が解消されます。

• 検索性の向上
  電子データであるため、検索や整理が容易になり、情報の参照がスムーズになります。

• データバックアップの容易さ
  電子データはクラウドストレージや外部デバイスに容易にバックアップできるため、データの喪失リスクが低減されます。

3.2. 電子化のデメリット

• 紛失や改ざんリスク
  データ管理が不十分だと、データの紛失や改ざんが起こりうるため、適切なセキュリティ対策が必要です。

• 法的要件の遵守
  電子請求書は法的要件を満たす必要があり、システム導入や運用において適切な手続きや管理が求められます。

4. 請求書の保存方法

4.1. 紙の請求書の保存方法

紙の請求書を保管する際は、以下の手順を参考にしてください。

1. ファイル分類
   注意点：ラベルを明確に記載し、整理しやすくすること

1. 手順：保管場所の設定
   注意点：直射日光や水濡れから遠ざけること

4.2. 電子請求書の保存方法

電子請求書の保管には、以下の方法を参考にしてください。

1. 小見出し：データの整理
   注意点：ファイル名を明確にし、検索しやすくすること

1. 手順：バックアップの作成
   方法：クラウドサービスや外部ストレージに定期的にバックアップ
   注意点：データの機密性を確保し、セキュリティ対策を行うこと

※₁電子帳簿保存の届け出について
以前までは、電子帳簿保存法に基づいた書類のデータ管理をおこなう際、税務署長への事前申請及び承認が必要でしたが、2022年1月の法改正により申請が不要となりました。
※₂電子取引情報のデータ保存義務化
一般に注文書、請求書、領収書、見積書などに通常記載される事項を電子的にやりとりする電子取引は上記の法改正によりこれまで紙保存または電子保存の両方での保存が可能したが、電子保存が義務化され、2024年1月1日以降は電子保存しか認められなくなりました。
しかし、法改正がされたものの『電子取引情報のデータ保存義務化の2年間の経過措置』により電子保存ができないことについて「やむを得ない事情」があると認められれば、令和5年末までの2年間は引き続き従来どおり電子取引情報の書面保存が可能です。
※₃電子帳簿保存法の施行を受けて全て電子にする手間は紙で届いたものを読み込みし、名称をルール通りつけて保存しないといけません。取り込むのは手間ですが、取込みながら会計に紐づけすると、後々の会計チェックが楽になるので、会計ソフトの導入をおすすめします。

4.3. 保存期間と廃棄方法

請求書の保存期間は、法定保存期間があります。過ぎたら、適切な方法で廃棄しましょう。

• 保存期間：一般的には7年間
• 廃棄方法：シュレッダーで紙を粉砕、電子データは完全に削除

6. まとめ

電子化には、保管スペースの削減や検索性の向上などのメリットがあります。

ただし、法的要件を満たすためには、適切なシステム導入やセキュリティ対策が必要です。

適切な電子化と管理で、効率的かつ安全な請求書管理を実現しましょう。

適切な方法で請求書を管理し、経理業務をスムーズに進めましょう！

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