2023.05.07 2024.01.15

【2024年完全版】オフィス移転の流れとすべきことがわかる！

半沢風馬

※本記事にはプロモーションが含まれていることがございます。

こんにちは。

バックオフィス効率化メディアの編集担当です。

オフィス移転は、企業やビジネスオーナーにとって重要な段階の一つです。

新しいビジネスチャンスや業務の効率化など、多くのメリットが得られることがあります。

しかし、オフィス移転は計画的に行わなければ、予想外の問題が生じる可能性があります。

この記事では、オフィス移転に際して考慮すべき重要なポイントと、移転前後に行うべき準備や手続きについて時系列順で解説します。

オフィス移転のメリット・デメリット
オフィス移転6〜7ヶ月前までにやること
オフィス移転4〜5ヶ月前までにやること
オフィス移転2ヶ月前までにやること
オフィス移転当日〜オフィス移転1ヶ月前までにやること
まとめ

オフィス移転のメリット・デメリット

オフィス移転をする前に、まずはメリットとデメリットを押さえておきましょう。

オフィス移転をする際、以下のようなメリットが想定されます

社員のモチベーション向上
コスト削減
企業ブランディングの向上

その反面、以下のようなデメリットも想定されます

移転に手間がかかる
移転コストがかかる

オフィス移転はメリットがある一方で、多くの時間・コストを要します。
失敗しないためには、適切な進め方を事前に把握しておくことが大切です。

オフィス移転6〜7ヶ月前までにやること

1.オフィス移転の目的とコストのバランス

オフィス移転の検討を始めたら、まずはプロジェクトチームを立ち上げ、

現状のオフィスの課題やオフィス移転後の課題を洗い出します。

課題と併せて、手元のキャッシュやイニシャル費用、ランニング費用、今後の増加人員、必要スペースなどを考える必要があります。

必要であれば社内ヒヤリングやアンケートをとり、オフィス移転で達成したいことを明確にしましょう。

2.旧オフィスの解約について確認

旧オフィスの解約は、賃貸契約書に書かれている以下の内容を事前に確認をしておきます

解約通知の提出(６ヶ月前までの提出を定めている場合が多いようです)
※原状回復の条件と費用(※借りた時と同じ状態に戻す)
※預託金の返還時期
(※オフィスの借主が貸主に対して、賃料等の債務に対する担保として、あらかじめ預託する金銭のこと)

旧オフィスの解約はオフィス移転をする上で、今後のスケジュールに大きく影響する為、
入念に確認しておくことが重要です。

3.オフィス移転スケジュールの計画

オフィス移転のスケジュールは移転の1年前〜7ヶ月前までには計画しておきます。
スケジュールはオフィス移転後の営業開始日から逆算して検討します。

作業分担やタイムテーブルを作成し、当日のトラブル発生時の連絡先なども
まとめておくとオフィス移転当日がスムーズに進みます。

4.オフィス移転先の物件探し

オフィス移転の目的とコストのバランスで定めた移転方針を踏まえて検討していきます。

チェックすべき項目は以下です。

予算の設定
移転に伴い、新しいオフィスにかかるコストが大きく変わることがあります。
必要な支出を把握し、どの程度の金額までなら支払えるかを明確にしておくことが重要です。
オフィスの立地や交通アクセス
交通アクセスが良く、通勤の負担が少ない場所を選ぶことが望ましいです。
オフィス周辺の環境は、従業員のモチベーションに繋がるので、
飲食店やコンビニ、郵便局、銀行などが周辺にあると便利です。
オフィスの広さやレイアウト
オフィスの広さやレイアウトは、従業員の数や業務の内容に応じて決める必要があります。業務内容によって必要なスペースや設備が異なるため、業務の特性に応じたレイアウトを検討する必要があります。
設備とサービス
現地でオフィスを確認する際はまず、専有部分の設備を確認します。
例えば、照明器具や空調設備、インターネットやセキュリティーなどが挙げられます。
保証金の償却
良い物件は高いが、人は集まりやすいです。良い物件かつ内装ができるのが理想なので、少し安めの物件を改装することもおすすめです。また、紙ベースの重要書類の取り扱いがなければWeWork等の利用を検討してみてください。

上記内容踏まえて業者に依頼をします。
不動産業者、工事施工業者など個別で依頼するのではなく、各工程を一括で業者に依頼するケースもあります

オフィス移転4〜5ヶ月前までにやること

1.レイアウトプランニング

オフィスのレイアウトプランニングは、従業員の働き方や業務内容、
オフィスの広さや機能、デザインなどを総合的に考慮して、効率的で快適な職場環境を創造するために行われます。主にやることは以下です

オフィスのコンセプトを決める
オフィスのレイアウトプランニングでは、まずコンセプトを決めることが重要です。
例えば、社員のコミュニケーションを促進するために、オープンスペースを増やしたり、
カフェのようなスペースを設けたい、といった具体的な目標を設定します。
従業員の数や業務内容に合わせた広さの設定
従業員の数や業務内容に合わせた広さの設定が必要です。
デスクやワークスペース、会議室、休憩スペースなど、それぞれのスペースの広さや配置を決定します。
動線の確保
オフィスのレイアウトプランニングでは、従業員がスムーズに移動できるように、動線の確保が重要です。
例えば、プリンターへの導線や、休憩スペースや会議室までの移動をスムーズにできる
導線を確保するなどが挙げられます。
導線の確保は従業員が業務に集中できる環境を作ることが目的になります

2.オフィス家具の選定・インフラの手配

オフィスのコンセプトに沿ってオフィス家具を選定していきます。

また、電話回線やLAN工事の手配も同時に行います。
通信インフラは業務に影響が出る可能性がある為、事前に手配しておくことが重要です。

3.各業者との契約・打ち合わせ

オフィス移転にかかわるすべての業者と打ち合わせを進めます。
このとき、認識のずれが生じたまま話を進めて全体の進捗に影響することもあります。
各業者の作業範囲や、いつまでに何を進めるのかといったスケジュールは、入念に確認して
認識合わせをしておきます

オフィス移転2ヶ月前までにやること

1.取引先への連絡・ご挨拶準備

挨拶先や取引先のリストアップや挨拶状の準備を進めていきます。
取引先以外にも、金融機関や業務委託機関、インフラ設備のリース会社、消耗品購入先への通知が必要です。

2.社内書類・ホームページなどの住所変更準備

現住所の記載がある書類や、備品などのリストアップをして
移転後すぐに変更できるように準備をしておきます。主に変更が必要なリストは以下です

社判
契約書
請求書
名刺
伝票
封筒
ホームページ

3.社内への事務所・移転説明資料作成＆説明会実施

オフィス移転後の通常業務を円滑に行う為に、社内周知を行うことが必要です。

オフィス移転スケジュールで計画した内容とオフィス移転の目的を従業員に説明し、
当日のスケジュール、新オフィスのレイアウトや利用ルールの説明を同時に説明しておくと
移設後の混乱がなくスムーズに通常業務を行うことが可能になります。

オフィス移転当日〜オフィス移転1ヶ月前までにやること

1.移転当日の作業確認

オフィス移転スクジュールで計画した、タイムスケジュールや作業分担リストみながら
担当者の方は常に全体を把握し、トラブル発生時は責任者と連絡がとれる状態にしておきます

荷物や新旧オフィスの写真を撮っておき、移設後に傷や破損がないかの確認も行います。

また、移設荷物リストを作成し、当日移設漏れがないかの確認もしてください。

2.原状回復工事の完了・引き渡し

オフィス移転が完了したら、旧オフィスの原状復帰を行います。

撤去や修繕をして解約日までに引き渡しをします。
(原状復帰にかかる期間は約1ヶ月です)

3.口座・クレジットカード情報の変更

銀行口座や法人契約のクレジットカードの住所変更します。
銀行口座は窓口やWebで変更できます。
クレジットカードはWebで必要書類を提出し、手続きを進めます。

4.関係省庁などへの届け出

オフィス移転には、各所への届け出が必要です。届け出が必要な機関は以下です。

法務局
税務署
都道府県税事務所
市区町村
社会保険事務所
日本年金機構
労働基準監督署
公共職業安定所
郵便局
消防署
警察署

各手続きを代行する場合は、依頼先は下記です。

法務局の手続き・・・司法書士や行政書士
税務署と都道府県税事務所の手続き・・・公認会計士や税理士
社会保険事務所と労働基準監督署の手続き・・・社会保険労務士

まとめ

オフィス移転には多くのコストと時間がかかる為、
現状の課題の洗い出しを行い、移転の目的を明確にすることが大切です。

その後、移転作業のスケジュールを確保し、計画的に進めることが大切です。
また、移転にかかる費用を見積もり、予算内で収まるように計画することが必要です。

物件探しでは、場所や広さ、周辺環境などを考慮して、物件探しを行うことが大切です。
効率的に業務を行えるように考慮したレイアウトを検討することがポイントとなる為、
慎重に検討していきましょう。