経費精算の月(年)またぎは可能？経費精算期日と経費精算遅れの対策もご紹介！

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こんにちは。

バックオフィス効率化編集部です。

経費精算をうっかり忘れてしまい、月またぎになってしまったことはないでしょうか。
本記事では、そもそも経費精算は月(年)をまたいでもいいのか、経費精算の期日はいつなのか、
経費精算遅れの対策についてご紹介していきます。

経費精算の月(年)またぎとは

経費精算の月(年)またぎは、2つの種類がありますので、ご紹介していきます

当月分の経費を翌月に精算する場合

会社によっては経費の申請期日が異なりますが、基本的には会社の経費申請日期日を超えた場合

経費申請の月またぎになります。

経費申請期日をまたいで精算する場合

月をまたいで出張をおこなった場合の経費です。

この場合は、基本的に領収書の日付でどこの経費にするかを考えます。

経費申請日より前であれば当月、経費申請日より後であれば翌月の申請になり、経費精算の月またぎになります。

月(年)をまたいだ経費精算はできる？

月(年)をまたいでの経費精算はできるのか疑問に思っている方もいると思いますが、

民法上月(年)をまたいでの経費精算は可能です。

しかし、経費が発生してから5年以内に精算する必要がありますので注意が必要です。

期日までに経費精算を行う理由

月(年)またぎの経費精算をすることは可能だとお伝えしましたが、

原則、経費を使用した当月(期日)に経費精算をする必要がありますので。

ここではなぜ当月(期日)までに経費精算をする必要があるのかを解説していきます。

経費の使いすぎや、無駄を把握するため

経費の使い過ぎや無駄な経費の発生は、会社の経営を圧迫させる要因になるため、
いつ、何に、いくら経費がかかっているのかを把握することが必要です。

使い過ぎや無駄な経費を見つけた場合には、適切にコントロールすることが重要です。

経費未精算のリスクを回避するため

経費未精算のまま経費精算時期を迎えてしまっても、法律上時効が発生するまでは、従業員には経費を精算する権利があります。
そのため、社内ルールとして定めていても、支払いを拒否することはできません。

そのため、ルールに則って期内に精算を終わらせることが、会社と従業員にとって最良なのです。

決算スケジュールへの影響を少なくするため

経費精算の時期が遅れてしまうと、決算スケジュールも遅れてしまいます。

しかし、決算の報告期日は変わらないため、決算報告までのタイムリミットが迫られてしまう担当者の負荷が増えてしまい
決算スケジュールに影響がでてしまうリスクを回避するために期日までに経費申請をする必要があります。

経費精算遅れの対策

経費精算の遅れをなくし、適切な管理をするには、仕組み作りが重要です。
ここでは、そのための対策についてご紹介します。

いつまでに経費精算を行うのかマニュアルに明記する

まずは社内規定の見直しを行い、社内規定を整備します。

次に、経費精算に関係する各種マニュアルに精算期日を明記します。
そして、期日を遅れた場合の罰則なども設定しておくとより効果的です。

社内周知を必要以上に行う

経費精算のマニュアルを作っただけでは効果はありません。

社内周知を徹底し、守らなければいけない環境作りを構築していきましょう。

経費精算システムを導入する

経費精算がスムーズに行える体制を整えることも有効です。
スムーズな経費精算を行うためには、経費精算の仕組みを見直す必要があります。

例えば、外出先でも申請が可能な、経費精算システムを導入することでいつでもどこでも申請することが可能です。

また、入力漏れなどのミスも防げるため、担当者の業務負担を軽減することもできます。

まとめ

この記事では、経費精算の月またぎについての基礎から対策方法までご紹介しました。

月をまたいでの経費精算は民法上可能ですが、期日を守るべきです。

マニュアルの作成や、経費精算システムの導入などを実施して、経費精算の期日を守れるよう社内周知を徹底してみてください。

バックオフィスの効率化メディア編集部

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