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伝わる資料の作り方｜パワーポイントの使い方と見やすい資料の3つのコツ
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こんにちは。
バックオフィスの効率化編集部です。
今回は、「パワーポイントの使い方と見やすい資料を作るためのコツ」について解説をしていきます。
ビジネスパーソンであれば、社内や社外に対する資料を作成するためにほとんどの方がパワーポイントを利用されると思います。
近年は、パワーポイント以外の資料作成ツールが増えておりますが、まだまだパワーポイントが主流です。
パワーポイントを駆使して見やすい資料を作れることは立派なスキルの一つです。
今回の記事では、見やすい記事の作り方を中心に解説していきます。資料作成において気をつけるポイントや見栄えを整えるための機能のご紹介も交えながら説明をしていきます。
ぜひ最後までご覧になって、ご自身のお仕事に役立ててくださいね。
目次
パワーポイントで作る見やすい資料の3つのコツ
早速ですが、パワーポイントで見やすい資料を作るためには、次の3つのコツがあります。
細かく挙げると他にもコツはたくさんありますが、まずは今回紹介する3つのポイントを押さえておくことでかなり見やすい資料を作ることができるようになるでしょう。
大前提として、見やすさとはデザイン的な要素もありますが、記載する内容や表現の仕方も大きく影響してきます。どのように情報をまとめて記載するのが一番伝わりやすいのか、具体的に解説していきます。
読み手に負担をかけないこと
まず1つ目のコツは、「読み手に負担をかけない」ということです。
資料を作成する目的は、相手に「伝える・理解してもらう」ことがゴールになります。こちら側が伝えたいことが適切に伝わるように、見やすさを工夫する必要があります。
伝えたいことをとにかく詰め込んで全て記載しておけばいい、というものではありません。基本的に読み手は文字量が多ければ多いほど、理解することが難しくなり、読むこと自体にハードルを感じるようになります。
伝えるべき情報はきちんと伝える必要がありますが、なくてもいい説明や表現はできるだけ削っていくことが重要です。
負担をかけないポイントとして、文章量が多くなりそうな場合は箇条書きを活用したり、図形やイラストを交えていくのも非常に有効な手段です。また、見やすい”配置”も心がけるようにしましょう。
理想は、スライドをパッと見たときに、伝えたいメッセージが瞬時に伝わるスライドです。
情報を絞って伝える
2つ目のコツは、「情報を絞って伝える」ことです。
パワーポイント作成におけるセオリーとして、「1スライド1メッセージ」という言葉があります。
1つのスライドで伝えることは1つまでにすることがわかりやすい資料を作るための重要なポイントです。
複数のメッセージを1スライドに含めることで、要するに何を伝えたいのかが不明確になり、、ただただ情報量が多いだけのスライドになってしまうのです。
もしデザインを整えて見た目の良い資料を作ったとしても、相手に伝えたいことが伝わらないと資料としての意味がないのです。
スライドの枚数が多少増えても構わない場合は、1つのスライドでは1つのメッセージのみ記載するようにしましょう。
要素を整える
3つ目のコツは、「要素を整える」ことです。
視覚的な見やすさを出すためにフォントや図、イラストの要素を整えることが重要です。具体的には、大きさや間隔を揃えることでスライドに統一感がでます。均等な配置にすることで視覚的な見やすさが強調されます。
次章で要素を簡単に揃えるためのコマンドをご紹介します。
デザイン力が高まる面白い機能
配置を揃えるときに使えるコマンド
図形やイラストの幅や高さを均等に揃えるためのコマンドがあります。
こちらを活用することで視覚的に美しく図形を配置することができます。
- 幅や高さを揃えたい図形を選択
- リボンに表示されている「配置」を選択
- 表示された中から該当するオプションを選択
（例：図形を上下に配置したい場合は「上下に整列」を選択）
また、よく使う配置ボタンがある場合は、リボンの下に「クイックアクセスツールバー」を表示させることができ、毎回リボン上で選択をしなくても、すぐに該当の配置ボタンを使えるようになります。（かなり作業スピードがアップします。）
アニメーションの活用「フェード」「ワイプ」
パワーポイントで資料を作成するときは、可能な限りシンプルに作るのがベターとされていますが、プレゼンにおいて強調したい箇所がある場合はアニメーションを使うことが有効とされます。
なかでも、おすすめのアニメーション（ビジネスの場でよく使われる）は、「フェード」と「ワイプ」です。
動きがないスライドに比べて、図形やイラストに動きを加えることで視聴側の注目度を一気に高めることができます。強調したい部分が明確になるため、こちら側の伝えたい内容も伝わりやすくなります。
資料を作る便利ツール
今回の記事では、パワーポイントで資料をわかりやすく作るポイントを紹介してきました。パワーポイント以外にも便利な資料作成ツールがありますので、簡単なサービス内容を紹介いたします。
パワーポイント
まずは、今回紹介したパワーポイントについて改めて解説します。
パワーポイントは、マイクロソフト社が開発したプレゼンテーションソフトウェアです。
ビジネス、教育、その他多くの分野で広く利用されており、プレゼンテーションの標準的なツールとなっています。使いやすいインターフェースと豊富な機能で、初心者からプロフェッショナルまで幅広く使用されています。
CANVA
Canvaは、オンラインで利用できるグラフィックデザインツールです。ユーザーフレンドリーなインターフェースを持ち、プロのデザインスキルがなくても、簡単に美しいデザインを作成できます。
ポスター、プレゼンテーション、ソーシャルメディアのグラフィック、招待状など、様々な種類のデザインが可能です。
Canvaには豊富なテンプレート、画像、フォント、デザイン要素が用意されており、これらを組み合わせてオリジナルの作品を作ることができます。
無料版と有料版があり、有料版ではより多くの機能やリソースにアクセスできます。個人利用からビジネス利用まで幅広いニーズに対応しており、オンラインデザインツールとして人気を集めています。
AI 自動生成ツール
近年では、AI自動生成ツールで資料を作成してくれるサービスも登場しています。キーワードを入力するだけで、AIが自動的に資料を作成してくれるのです。
あとは自分で微修正を行うだけで資料として完成します。自動生成ツールを上手く使いこなすことで資料作成時間を大幅に削減することができます。
まとめ
冒頭でも述べましたが、資料作成のスキルは社会人にとって非常に重要となります。パワーポイントを使いこなし、見やすい資料を作成できるだけで会社内では重宝されるでしょう。
ただ、資料の見栄えにこだわるあまり中身が薄くなってしまう場合もありますので、見た目も中身も充実した資料になるように意識していきましょう。
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