事務作業をスピードアップ！効率化のための6つの新しいアイディア
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管理のミカタ
バックオフィス業務の効率化で売上向上と収益力アップ|効率化のアイディアと事例集
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こんにちは。
バックオフィスの効率化編集部です。
今回は、バックオフィス業務の効率化について事例を交えながら解説していきます。
近年、働き方改革やDXの促進によって、業務効率化を推し進める企業が多くなっています。企業を継続的に運営するためにバックオフィス業務は不可欠です。
バックオフィス業務には多くの課題があり、円滑に業務を進めていくためのハードルになっていることから頭を悩ませている企業も少なくないのではないでしょうか。企業として優先的に解決すべきテーマの1つと言えます。
今回の記事では、バックオフィス業務効率化の重要性や具体的な方法をご紹介していきます。
企業の生産性を高めるために非常に重要な取り組みとなりますので、ぜひ最後まで読んで参考にしてくださいね。
目次
1. バックオフィス業務とは？
バックオフィス業務は、経理、人事、総務、情報システムなど、基本的に顧客と直接的に関わらない業務のことを指します。一方で営業やカスタマーサクセス、受付などの顧客と直接関わる業務のことをフロントオフィスと言います。
バックオフィス業務は直接的な収益には結びつかないものの、企業を運営していくためになくてはならない業務です。
具体的には、経理部門での請求書の処理や給与計算、人事部門での採用活動や従業員研修、情報システム部門のシステム管理など、これらの業務がバックオフィス業務に該当します。
2. バックオフィスの効率化の重要性
バックオフィスの効率化は、業務を円滑に進めるために必要です。
例えば、契約書締結のオペレーションを迅速に進められることで、案件全体の進捗がスムーズになり業務全体の円滑化に繋がります。
また、効率化により時間とコストが節約され、浮いた時間とリソースを収益性の高い活動に再投資することが可能になります。そうして生産性が徐々に高まっていき、企業にとっても大きなプラス効果をもたらします。
3. 効率化手法とその効果
効率化する方法は大きく分けて4つあります。
自社の課題を洗い出した上で、どの手法から取り組むとよさそうなのか検討してみてくださいね。
①業務のデジタル化
まず1点目は、業務をデジタル化することです。
バックオフィス業務の課題として、アナログな作業が一定数残っており、その作業に多くの時間を費やして負担になっているという声が多くあります。
業務のデジタル化は、情報へのアクセス性と処理速度を向上させる効果があります。
デジタル化することで、データの入力、保存、共有、検索が容易になり、ミスの削減と処理時間の短縮が可能になります。
- 社内マニュアルが紙で用意されている
- 申請書（稟議書、経費申請書など）を紙で申請して上長の捺印をもらう必要がある
- 勤怠管理がデジタル化されておらずタイムカードに手入力している
よくあるアナログ業務の例として上記が挙げられますが、デジタル化をすることでこれらの作業時間を大幅に削減できるようになります。
②RPAの導入
2点目は、RPAの導入です。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、繰り返し行われる業務を自動化するツールのことを指します。
RPAを活用することで、ルーチンワークをツールに任せて、従業員がより価値の高い業務に集中できるようになります。
たとえば、請求書処理やデータ入力などの単純作業をRPAツールが自動で行うことで、他の重要業務に時間を充てられますし、ツールにまかせることでヒューマンエラーも減らすことができます。
③クラウドサービスの活用
3点目は、クラウドサービスの活用です。
クラウドサービスを活用することで、自社で業務を行いつつ効率化を図ることができます。
ソフトウェアを導入するためにオンプレミスのサーバを用意する必要がなく、導入時のハードルもそこまで高くありません。使いたいときに使えるのがクラウドサービスの利点です。
勤怠管理やワークフロー、給与計算、請求書管理など、あらゆるジャンルでクラウドサービスが提供されています。
現時点でアナログ業務が残っていたり、既存のソフトウェアの使い勝手が合わない場合は、クラウドサービスの活用を視野に入れてみることをおすすめします。
④研修・教育の充実
4点目は、研修や教育の充実を狙うことです。
従業員の研修と教育を充実させることは、バックオフィス業務の効率化に欠かせません。
「この業務は〇〇さんしかできない」といったような属人化はどうしても発生してしまいます。もし担当者が休職したり、退職した場合、業務自体が止まってしまうリスクがあります。
日頃から研修や教育を行い、社内でノウハウやナレッジを共有していくことに大きな意味があるのです。従業員のスキルアップ及び属人化のリスクヘッジにもなりますので、定期的に社内研修を行ってみるのは良策と言えるでしょう。
4. バックオフィスの効率化が売上向上につながる理由
バックオフィスの効率化は、間接的に売上の向上に貢献します。
効率化によって節約された時間とリソースを、より収益性の高い活動、例えばマーケティングや新規事業開発に充てることができます。
他にも、契約書の締結作業においてもスピーディーな締結を実現することで、営業の方の案件進行スピードを早めることができます。営業の案件進行に貢献することで、受注できる件数のアップに繋がることが期待できます。
業務を効率化することで、社内のリソースに余裕が生まれてきます。安定していて効率的なバックオフィスの基盤を作ることで、経営層も的確な経営判断や意思決定がしやすくなり、会社としての売上増加や成長スピード向上に繋がりやすいでしょう。
まとめ
バックオフィス業務の効率化は、現代企業にとって不可欠な取り組み事項です。
デジタル化、RPAの導入、クラウドサービスの活用、従業員研修の充実など、様々な手法があります。これらの効率化は、コスト削減、リソースの最適化、そして最終的には売上向上に貢献します。
企業が競争力を維持し、成長を続けるためには、バックオフィス業務の効率化を積極的に推進することが重要です。
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