【2024年】インボイス制度によって変わる領収書の仕様
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管理のミカタ
経費精算システム5選を徹底比較|おすすめツールの価格・機能をご紹介
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こんにちは。
バックオフィスの効率化編集部です。
今回は、経費精算システムについて解説していきます。
企業活動を行う上で、経費の精算を行う業務は必ず発生するものです。
経費精算の課題として、紙で申請するのが手間であったり、経理担当者も多くの申請に対して計算や仕訳などの処理を行うことが負担になっていたりと多くの課題が存在しています。
本記事では、そんな課題を解決するために有効な経費精算システムをご紹介します。
世の中には多くの経費精算システムがあり、自社に最適なサービスを選ぶのが難しいのではないでしょうか。
経費精算システムのメリットから、おすすめサービスの紹介まで幅広く解説していきますのでサービス検討の参考にしてくださいね。
目次
経費精算システムとは
そもそも経費精算システムとは、経費精算業務で必要な申請から承認、支払いを効率化してくれるシステムのことを指します。
経費精算、交通費精算、旅費精算など、幅広い精算業務に対応しているシステムがほとんどです。
申請者はこれまで紙で経費精算書を作成して申請していましたが、経費精算システムを使えばオンライン上で作成・申請することが可能となります。
また、承認者もオンライン上から1クリックで承認できるようになるため、外出先や出張先からも承認できるようになります。
従来であれば、経理担当者も紙の申請書を確認しながら計算や仕訳を行っていたわけですが、申請内容は自動で計算・仕訳されるようになります。
このように経費精算システムの導入は、申請者・承認者・経理担当者の全てにメリットをもたらすと言えます。
経費精算システム選定のポイント
数多く存在する経費精算システムですが、自社に合ったシステムを導入するためには、大きく分けて次の3つのポイントを確認しつつ選定を進めると良いでしょう。
1.自社が効率化したい業務範囲を明確にする
システムを導入することで、現在の経費精算業務におけるどんな課題を解決して効率化したいか明確にしておくことが非常に重要です。
経費精算システムに限った話ではありませんが、なんとなくシステムを導入しても効果はあまり期待できません。
自社が課題を感じている部分をしっかりとカバーしてくれる製品を選ぶことが肝となります。
例えば、申請側の負担を減らすために見やすくて操作性が高い申請画面を用意しているシステムを重視するのか、経理担当者の処理の負担を軽減するために管理側の操作性や機能を重視するのかで選ぶべきシステムが変わってきます。
サービスによって強みや機能が異なってきますので、上記を洗い出した上できちんと要望とサービスのすり合わせを行いましょう。
また、当然ではありますが、従業員が使いこなせることが大前提となりますので、使いやすいシステムであるかどうか考慮して選定を進めると良いでしょう。
2.他サービスとの連携が可能なのか
経費精算システムを導入する際は、他サービスとの連携についても確認しておきましょう。
せっかく経費精算システムを導入できるのであれば、既存の別システムとの連携して、さらなる業務効率化を検討することも重要です。
会計システムや給与システムへの連携を自動化させることも可能な場合がありますので、システム連携を行うことで何ができるのか、自社が使っている既存システムとの相性はどうなのか確認しておくと良いでしょう。
3.コストが予算に合っているか
システムを導入するときには必ず言えることですが、想定している予算とコストが合うのか確認しておきましょう。
どんなに素晴らしい機能がついていて、自社の課題をクリアできそうな見込みがついていたとしても、想定している予算を大きくオーバーしている場合は導入は難しくなります。
そのため、「予算の範囲内で導入できそうなのか」や「自社に最低限必要な機能やオプションを選択する」ことを考えていきましょう。
経費精算システムの費用相場
導入することで様々な業務の効率化を期待できる経費精算システムですが、サービスの費用相場はどのようになっているのか、この章で見ていきましょう。
必要な費用について
まず、導入にあたってどのような費用が必要となるのか見ていきます。
基本的には、初期費用＋月額費用＋オプション費用の3つの費用が必要となるサービスがほとんどです。
初期費用は、基本料金に加えて、初期設定費用を依頼する場合にも加算されます。また、オンプレミス版かクラウド版のどちらを選択するかによっても初期費用は数十万から数百万円単位で変わってくることがあります。
月額費用は、継続的なサービス基本利用料に該当する金額です。契約するアカウント数により費用が決定する場合が多くあります。これもオンプレミス版かクラウド版のどちらを導入するかで費用感が異なってきます。
また、各サービスにはオプションが用意されていることが多くあります。選択するオプションによって、初期費用または月額費用に加算される形となります。
各項目の平均相場は下記の通りです。
- 初期費用：20万円
- 月額費用：500円/1ユーザあたり
- その他オプションの月額費用：1,000〜3,000円/1機能あたり
例：100名の企業が導入する場合の費用の相場
従業員100人の会社が、基本的な機能を網羅したクラウド版のシステムを導入する場合、月額費用はおおよそ4万〜7万円前後。
例：300名の企業が導入する場合の費用の相場
従業員300人の会社が、基本的な機能を網羅したクラウド版のシステムを導入する場合、月額費用はおおよそ8万〜12万円前後。
契約するアカウント数や利用する機能、オプションによって費用の幅は大きく変わってきますので、予算に合わない場合は必要最低限のアカウント数と機能に抑えることが必要になってきます。
経費精算システムのおすすめ比較5選
楽楽精算（株式会社ラクス）
主な特長や機能
- 「楽楽精算」は電子帳簿保存法にも対応しているため、自宅や外出先からの経費精算もラクに実現！領収書をもらったらすぐにスマホで撮影＆経費精算できるので、精算漏れを防げます。
- 経費が発生する前に、経費利用の事前の確認ができる事前申請機能。事前申請の活用によって、不要な費用の発生防止や、内部統制の強化が実現します。
- 「楽楽精算」に各種カードの利用明細が自動で取り込まれます！利用履歴を選択すると、そのまま申請画面に反映されるので、手入力の手間とミスを削減できます。
費用
初期費用：100,000円
月額費用：30,000円〜
ジョブカン経費精算（株式会社DONUTS）
主な特長や機能
- 申請にかかるミスや手間を削減！乗換案内連携やICカード読取で申請時の入力をサポートします。
- 通知機能でスピーディーな対応！承認が必要な申請があるとメールやチャットで通知が届きます。承認漏れを防ぎ、スピーディーな対応が可能です。
- 経理処理を自動化！申請内容をもとに仕訳・FBデータを自動作成。会計や振込にかかる手間を削減します。
費用
初期費用：0円〜
月額費用：400円〜/1ユーザー
マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）
主な特長や機能
- 経費精算する従業員数は毎月変動します。その月々に合ったお支払いによりお得に利用できます。最大の人数分をお支払い（ID数課金）ではなく、使った人数分だけお支払い（アクティブユーザー数課金）がお得です。
- カード連携やオペレーター入力などの自動化技術によって、入力の手間とミスを無くします。
- マネーフォワード クラウド給与と連携し、立替経費の給与連携が実現します。
費用
初期費用：0円
月額費用：3,980円〜
TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）
主な特長や機能
- 撮影された領収書データは、99.9%以上の精度でデータ化でき、申請内容の入力ミスを撲滅できます。
- 導入支援・運用開始後のサポートが充実しています。専任の導入コンサルタントが運用開始までしっかりと支援。また、導入後もサポートデスクで利用者様の疑問点に直接対応いたします。
- お使いの会計システムに仕訳データを自動で連携できるよう、導入期間中に個別カスタマイズのご提案を行います。
費用
初期費用：要問い合わせ
月額費用：10,000円〜
ジンジャー経費（jinjer株式会社）
主な特長や機能
- 電子帳簿保存法に対応！タイムスタンプの付与、領収書読み取り（OCR）機能で管理工数の削減し、電子帳簿保存法に対応できます。
- 申請・承認をオンラインで完結！スマホ・パソコンからの操作で各種申請・承認業務が完結し、手入力によるミスを防げます。
- 自動仕訳、データ出力が可能！仕訳を自動でおこない、会計ソフトに応じてデータを出力することで、入力工数やミスを削減できます。
費用
初期費用：要問い合わせ
月額費用：300円〜/1ユーザー
まとめ
経費精算システムは、現代のビジネスにおいて欠かせないツールと言えます。手間をかけずに申請から承認、処理までを行う大きな手助けとなります。
各サービスの強みや料金体系の違いもありますので、今回ご紹介した内容をもとに、貴社にとって最適なサービス選定のお役に立てていただけると幸いです。
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