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管理のミカタ
名刺の情報がすぐに検索できる|名刺管理ツールおすすめ3選
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こんにちは。
バックオフィスの効率化編集部です。
今回は、名刺管理サービスについて解説していきます。
近年はあらゆるペーパーレス化が進んでおり、その中の1つとして名刺も該当しています。従来は、紙の名刺を従業員が個人管理しており、名刺の保管や情報共有に手間がかかるのがネックでした。
特に情報共有の観点で、各自が紙で保管している場合や一部のみクラウド上にデータ登録をしているケースがあります。顧客の情報が点在していることで営業活動に顧客情報を活用できていないという問題がありました。
そんな課題を解決するために有効なのが名刺管理サービスです。
今回の記事では、名刺管理サービスの基本情報から導入するメリット、おすすめのサービスまで詳しくご紹介していきます。
導入を検討されている方は、最後まで読んで参考にしてくださいね。
目次
名刺管理サービスとは？
そもそも名刺管理サービスとは、名刺をデジタル化することでデータで名刺交換・保管・管理を行うことができるサービスを指します。
顧客からもらった名刺は、専用スキャナーやスマホでデータ化して名刺管理サービス上に登録します。
サービス上に登録した顧客情報に対して、商談履歴を残したり、一斉メール配信を行うことも可能です。
これまでは個人が名刺の管理を行っていましたが、企業全体で顧客情報を簡単に共有できるようになります。
名刺管理サービスを導入する目的とは？
名刺管理サービスを導入する一番の目的は、営業活動の成果最大化のためです。
顧客情報は企業にとって貴重な情報となります。顧客の情報を正確に把握・管理しておくことで、企業として最適な営業アプローチを行うことが可能になるのです。
例えば、サービスによっては顧客の公開されている組織改編の情報をもとに、名刺管理サービスに登録してある部署・役職の変更情報を自動通知してくれる機能があります。
これにより適切なタイミングでのアプローチを実現できます。
名刺管理サービス導入のメリット
名刺管理サービスを導入するメリットは、大きく分けて3つあります。
名刺情報を入力する手間を省ける
まずは名刺情報を手入力する手間を省けることが1つ目のメリットとして挙げられます。
Excelで顧客情報を管理していたり、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）を導入している企業の場合、顧客情報を手入力で登録する必要があります。
名刺交換をするたびにシステムへ手入力するのは、多忙な営業メンバーにとってかなりの負担となってしまいます。
名刺管理サービスの場合は、名刺を専用スキャナーで読み取るだけで自動的に登録してくれることによって、入力の手間を軽減できます。
名刺情報の共有が可能になる
2つ目のメリットとして、名刺情報の共有が挙げられます。
名刺情報をデータベース化することで、必要な情報を誰でも・いつでも・どこからでも検索することができます。
自分が登録した名刺情報だけでなく、他のメンバーが名刺交換したデータも検索ができるため、顧客の企業に対して様々な情報に触れることができるようになります。
また、自社のメンバーが顧客の誰と面識があるのかも可視化することができ、効率的な営業活動につなげることができます。
過去の商談履歴を確認できる点も営業メンバーからすると嬉しいポイントです。
保管場所が不要になる
3つ目は、名刺の保管場所が不要になるという物理的なメリットがあります。
名刺をすべてデータ化することで、紙の名刺の保管が不要になります。
また、名刺管理サービスの導入が増えていることで、そもそも紙の名刺の交換ではなく、オンラインで名刺データでの交換も増えており、物理的に紙を保有する必要がなくなりました。
【2023年厳選】名刺管理サービスおすすめ比較3選
Sansan（Sansan株式会社）
主な特徴や機能
- 99.9％の精度で素早く正確に名刺をデータ化
正確な名刺情報や人脈をデータとして一元管理 - 専用のスキャナーとスマホアプリで簡単に名刺をスキャンできる
専用スキャナーで名刺を高速スキャン - 全社員の人脈からアプローチ先を掘り起こせる
社内にある全ての名刺を全社で共有・活用 - 最適なタイミングでアプローチできる
顧客の人事異動情報をタイムリーに把握
費用
要問い合わせ
SKYPCE（Sky株式会社）
主な特徴や機能
- 使いやすい名刺管理画面で顧客情報の共有をスムーズに
- 手軽でスマートな名刺登録で効率的な営業活動をサポート
- 自社開発商品と連携し、セキュリティをさらに強化
- お客様の運用に合わせてオンプレミス / クラウドで名刺管理
費用
要問い合わせ
トーニチ・ネクスタ・メイシ（東日印刷株式会社）
主な特徴や機能
- 取り込みはかんたん1ステップ
ネクスタ・メイシの名刺取り込みはオペレーターいらず。そのため、取り込みがとってもかんたん、かつスピーディー。 - 検索エンジンのような絞り込み機能
検索エンジンのように複数ワードによる絞り込み検索や所在地により検索をすることが可能なため、ある特定の地域を対象としてアンケートやプロモーションを展開したい時にも便利。 - 登録枚数に制限なし、一度に100枚の名刺を登録可能
ネクスタ・メイシには制限枚数がないため、導入時のコストを抑えることができます。また、一度に100枚の名刺を登録することが可能です。
費用
初期費用：0円
月額費用：660円/1ユーザー～
まとめ
企業の営業活動にとって、顧客情報の有効活用は欠かせません。
名刺管理サービスを導入することで、これまで以上に効率的で最適な営業アプローチが実現できるかと思いますので、本記事を参考にご検討いただければ幸いです。
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