総務の面接対策完全ガイド｜NG回答例から成功事例、評価される逆質問まで網羅

総務への転職を目指し、いよいよ迎える面接の舞台。「会社を支えたい」「人の役に立ちたい」という想いはあるものの、「自分の経験をどうアピールすれば良いのだろう？」「未経験だけど、本当に内定をもらえるのかな？」そんな不安を抱えていませんか？

実は、総務の面接には”評価されるポイント”があり、それを知っているかどうかで結果は大きく変わります。ただ熱意を伝えるだけでは、面接官の心には響きにくいかもしれません。大切なのは、採用担当者の視点を理解し、あなたの経験やポテンシャルを「総務で活かせる強み」として具体的に示すことです。

この記事では、多くの転職者を見てきた管理部門専門のアドバイザーの視点から、効果的な総務の面接対策を徹底的に解説します。面接官が「惜しい…」と感じるNG回答例から、企業の規模によって異なる「求められる人物像」、さらには未経験から転職を成功させた事例まで、明日から使える実践的なノウハウを詰め込みました。

この記事を最後まで読めば、面接への漠然とした不安は「内定を勝ち取る自信」に変わるはずです。さあ、一緒に万全の準備を始めましょう。

総務の面接対策｜まず押さえるべき「採用担当者の視点」

総務への転職を成功させるためには、質問に対してただ回答するだけでなく、採用担当者が「何を」見ているのかを理解することが大切です。採用担当者は、あなたの回答から「自社で活躍してくれる人材か」を見極めようとしています。効果的な総務の面接対策とは、この視点を持ち、自分の強みや経験を相手に伝わる言葉で語る準備をすることに他なりません。

まずは、多くの候補者が見落としがちな「採用担当者の本音」を理解することから始めましょう。

面接官が「惜しい…」と感じる、勿体ないNG回答3つのパターン

アピールしているつもりが、逆効果になることもあるなんて…

実務経験やスキルは十分なのに、伝え方一つで「惜しい…」と評価を下げてしまうケースは少なくありません。ここでは、管理部門専門のアドバイザーとしての経験から、特に多く見られる3つの勿体ないパターンとその理由を解説します。

パターン1：「何でもやります」or「専門外はやりません」という極端な姿勢
一見すると、意欲的、あるいは専門性が高いように聞こえるかもしれません。しかし、どちらのスタンスも「組織貢献への主体性がない」と判断される危険性があります。「何でもやります」は指示待ちの便利屋、「専門外はやりません」は変化に対応できない扱いにくい人材、という印象を与えかねません。企業が総務に求めるのは、言われたことをこなすだけでなく、会社の成長のために何が必要かを考え、自ら動ける戦略的な柔軟性です。

パターン2：「サポートしたい」という想いだけで、業務の解像度が低い
「縁の下の力持ちとして、社員の皆さんを支えたい」という志望動機は素敵です。しかし、総務の仕事は多岐にわたります。株主総会の運営、ファシリティ管理、規定の改定、資産管理など、専門的な業務も少なくありません。「サポートしたい」という想いに加え、「具体的にどのような業務で、どう貢献したいのか」まで語れて初めて、採用担当者はあなたが入社後に活躍する姿をイメージできます。

パターン3：「会社のお金」を扱う当事者意識の欠如
総務は、会社の利益を直接生み出す部門（プロフィットセンター）ではなく、組織運営を支える部門（コストセンター）です。だからこそ、誰よりもコスト意識を高く持つことが求められます。例えば、備品購入の際に「少しでも安く」ではなく「コストパフォーマンスはどうか」、福利厚生について「どんな制度が使えるか」ではなく「この制度は会社にどんなメリットをもたらすか」という視点で考えられるかが重要です。面接での回答の端々に、この当事者意識が表れるものです。

【安定か、挑戦か】企業規模で見極める「求められる総務像」の違い

同じ総務でも、会社によって全然違うんですね！

ひとくちに「総務」と言っても、その役割は企業の成長フェーズや規模によって大きく異なります。ミスマッチを防ぐためには、あなたがこれから受けようとしている企業がどちらのタイプに近いのかを理解し、それに合わせたアピールをすることが重要です。

ここでは、代表的な2つのパターンに分けて、求められる役割とスキルの違いを見ていきましょう。

あなたの経験はどちらで活きる？企業のフェーズに合わせた自己分析

総務の転職は難しい？理由と成功のコツ・活かせるスキルを徹底解説

自分はどっちのタイプなんだろう…？

大手・上場企業とIPO準備・成長企業、それぞれの特徴が分かったところで、一度ご自身の経験とキャリアプランを振り返ってみましょう。

例えば、前職で「マニュアルに沿って正確に業務を進めることにやりがいを感じていた」のであれば、大手・上場企業の環境でその強みを活かせる可能性が高いでしょう。一方で、「業務改善の提案をして、新しいフローを導入した経験がある」という方は、IPO準備・成長企業で即戦力として評価されるかもしれません。

これまでの経験を箇条書きで書き出してみるのもおすすめです。その一つ一つの経験が、どちらの企業フェーズでより魅力的に映るかを考えてみましょう。この自己分析こそが、説得力のある志望動機や自己PRを作成するための土台となります。有効な総務の面接対策は、まず自分を知ることから始まるのです。

【未経験・経験者別】総務の面接で必ず聞かれる質問と回答のコツ

採用担当者の視点が理解できたら、次はいよいよ具体的な面接対策です。総務の面接では、経験の有無にかかわらず、必ずと言っていいほど聞かれる定番の質問があります。それは「志望動機」「自己PR」「キャリアプラン」の3つです。

ここでは、これらの質問に対して、あなたの魅力を最大限に伝え、採用担当者の心を掴むための回答のコツを、未経験者・経験者それぞれの立場から解説していきます。

社労士事務所と企業内労務の志望動機の作り方【例文付き】

志望動機：「なぜ総務？なぜこの会社？」に説得力を持たせるには

「会社を支えたい」だけじゃダメなんですよね…？

その通りです。説得力のある志望動機を語るには、「①なぜ総務なのか」「②なぜこの会社なのか」「③どう貢献できるのか」という3つの要素を繋げて、あなただけのストーリーとして語る必要があります。

【未経験者の場合】
「なぜ総務なのか」という問いには、これまでの経験と総務の仕事を結びつけて説明することが重要です。例えば、営業事務の経験者であれば、「営業担当がスムーズに働けるようサポートする中で、より全社的な視点から組織全体を支える仕事に魅力を感じた」といった形で、総務への興味に繋がった具体的なエピソードを語りましょう。その上で、応募先企業の事業内容や社風に惹かれた点を伝え、「自分の〇〇というスキルは、貴社の〇〇という点で貢献できるはずだ」と締めくくると、熱意とポテンシャルが伝わります。

【経験者の場合】

実績＋「この会社でなければならない理由」を具体的に！

経験者の場合は、即戦力としての期待が大きいため、「なぜこの会社でなければならないのか」をより具体的に語る必要があります。これまでの実績をアピールするのはもちろんのこと、「貴社のIPO準備というフェーズにおいて、私の株主総会運営の経験が直接活かせると考えた」「業界トップの貴社で、より高度なファシリティ管理に挑戦したい」など、企業の状況と自分のスキル・目標を明確にリンクさせましょう。そのためには、企業のIR情報や中期経営計画、プレスリリースなどを読み込み、深い企業研究に基づいた志望動機を作成することが不可欠です。

自己PR：あなたの経験を「総務で活かせる強み」に変換する方法

自己PRで大切なのは、単に経験を羅列するのではなく、その経験を通じて得たスキルが「総務の仕事でどう活かせるのか」を面接官に分かりやすく提示することです。あなたの経験を「総務の言葉」に翻訳してあげましょう。

例えば、以下のように経験を強みに変換することができます。

ただの事務作業だと思ってたけど、伝え方次第で立派な強みになるんですね！

このように、一つ一つの業務を「総務の視点」で見つめ直すことで、アピールできる強みはたくさん見つかるはずです。具体的なエピソードを交えながら語ることで、自己PRの説得力は格段に増します。

キャリアプラン：入社後の活躍をイメージさせる具体的な伝え方

キャリアプランに関する質問は、あなたが長期的に会社で活躍してくれる人材かどうかを判断するために行われます。ここで重要なのは、入社後の活躍イメージを具体的に提示し、成長意欲と会社への貢献意欲を示すことです。

漠然と「将来的にはマネジメントをやりたいです」と答えるだけでは不十分です。

「いつまでに、何を、どのように」を具体的に伝えましょう！

例えば、以下のように答えることで、面接官はあなたの入社後の姿をより鮮明にイメージできるでしょう。

「まずは、総務としての基本的な実務を1年で確実に習得したいと考えております。将来的には、衛生管理者の資格を取得し、専門的な知識を活かして従業員がより健康で安全に働ける職場環境の構築に貢献したいです。特に、貴社が現在進めているIPO準備のフェーズにおいて、労務管理体制の強化という面でお役に立てるのではないかと考えております。」

このように、短期的な目標（実務の習得）と長期的な目標（専門性を活かした貢献）を組み合わせ、会社の状況（IPO準備）と絡めて語ることで、計画性と高い意欲をアピールすることができます。有効な総務の面接対策として、ぜひご自身のキャリアプランを具体的に描いてみてください。

【未経験者向け】総務の面接対策｜ライバルと差がつくアピール術

未経験からの挑戦は、時に「経験者と比べて不利なのでは…」と不安に感じるかもしれません。しかし、心配はいりません。未経験者には未経験者ならではの戦い方があります。ポテンシャルや人柄、そして「伸びしろ」を効果的にアピールできれば、経験者以上に「この人と一緒に働きたい」と思わせることも可能です。

ここでは、ライバルと一歩差をつけるための、具体的なアピール術と成功事例をご紹介します。

総務は未経験だと難しい？転職の現実と今からできる準備とは

【転職成功事例に学ぶ】元・営業事務Aさんが内定を掴んだ3つの秘訣

未経験でも成功した人がいるんだ！秘訣が知りたい！

実際に、未経験から見事、急成長中のIT企業へ総務として転職を成功させたAさん（28歳・元営業事務）の事例を見てみましょう。彼女が内定を掴むことができた秘訣は、次の3つのポイントに集約されます。

秘訣①：「正確な処理能力」をアピール
Aさんは、前職での見積書作成や契約書管理の経験を、「数字や情報の正確性が求められる業務を5年間、ミスなく遂行してきた」とアピールしました。これは、総務の仕事に不可欠な「丁寧さ」と「信頼性」を客観的に示す強力な武器となります。

秘訣②：「コミュニケーション能力」を証明
営業事務として社内外の多くの人と関わってきた経験を、「様々な立場の人と円滑にコミュニケーションを取り、物事を前に進めてきた調整力」としてアピールしました。これは、部署間のハブとしての役割も多い総務にとって、非常に価値のあるスキルです。

秘訣③：「主体的な学習意欲」を提示
これがAさんの最大の勝因でした。彼女はただ「頑張ります」と言うだけでなく、応募先がIPO準備企業であると知り、事前に「IPO準備にはどのような総務業務が必要か」を独自に調査。面接の場で「今までの契約書管理の経験は、規定整備の場面でこのように活かせると考えています」と、具体的な貢献イメージを語ったのです。この主体的な姿勢が、面接官に「この人なら入社後も自ら学んで成長してくれる」と強く印象付けました。

特別な経験ではなくても、伝え方一つで「総務として活躍できるポテンシャル」を十分にアピールできるのです。

「何か質問はありますか？」で終わらせない、評価される逆質問の準備

お給料や残業のこと、聞いてもいいのかな…？

面接の最後に必ず設けられる逆質問の時間。これを単なる「疑問解消の場」と考えていては勿体ありません。逆質問は、あなたの入社意欲や人柄をアピールできる最後のチャンスです。効果的な総務の面接対策として、事前にいくつか質問を用意しておきましょう。

待遇や福利厚生に関する質問は、タイミングが重要です。初回面接でいきなり切り出すと「条件しか見ていないのか」という印象を与えかねません。まずは、仕事内容や組織への興味関心を示す質問を優先しましょう。

【評価が上がる逆質問の例】

• もし採用いただけた場合、入社までに特に勉強しておくべき知識やスキルはありますでしょうか。（入社意欲のアピール）
• 本日お話を伺った〇〇という課題に対して、総務としてどのように貢献できるとお考えでしょうか。（貢献意欲のアピール）
• 総務部門の皆さんが、仕事においてやりがいや面白さを感じるのは、どのような瞬間ですか。（組織風土や人柄への関心）
• 1日も早く戦力になるため、貴社の総務部門で活躍されている方に共通する考え方や行動の傾向があれば教えていただけますでしょうか。（成長意欲のアピール）

逆質問は、あなたの「やる気」を見せる絶好の機会です！

逆に、「特にありません」と答えてしまうのは、意欲がないと見なされる可能性が高いため絶対に避けましょう。ホームページを見れば分かるような質問や、面接で既に説明された内容を再度聞くのも、準備不足を露呈してしまいますので注意が必要です。

一人での面接対策に限界を感じたら。キャリアのプロに相談する選択肢

ここまで、総務の面接対策について様々な角度から解説してきましたが、それでも「自分の場合はどうアピールすれば良いんだろう」「客観的な意見が欲しい」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。

自分の強みがどこなのか、客観的に見てほしいかも…。

そんな時は、一人で抱え込まずに、転職エージェントのようなキャリアのプロに相談してみるのも一つの有効な手段です。

プロに相談するメリットは、単に求人を紹介してもらうだけではありません。

• 客観的な自己分析：自分では気づかなかった強みやアピールポイントを発見してくれる
• リアルな企業情報：求人票だけでは分からない、社風やチームの雰囲気といった内部情報を提供してくれる
• 模擬面接とフィードバック：本番さながらの練習を通じて、回答の質を高め、自信をつけてくれる

転職活動は、あなたのキャリアにおける重要な決断です。使えるものは何でも活用し、万全の態勢で臨むことが、結果として理想の未来を引き寄せることに繋がります。もし少しでも不安があれば、あなたのキャリアに真摯に向き合ってくれるパートナーを探してみてはいかがでしょうか。

よくある質問

面接で「なるほど」はNGワードですか？

一概にNGというわけではありませんが、多用は避けた方が賢明です。相槌として使うと、少し軽い印象や、目上の方に対して失礼だと受け取られる可能性があります。「はい」や「左様でございますか」といった丁寧な相槌や、「〇〇という点で、大変勉強になります」のように、ただ聞くだけでなく、理解したことを示す言葉に置き換えると、より真摯で知的な印象を与えられますよ。

総務に向いている人柄は？

この記事でも解説した通り、求められる人柄は企業の規模やフェーズによって大きく異なります。大手のような安定した企業では、ルールに則って着実に業務を進められる「堅実・協調タイプ」が求められる傾向にあります。一方で、IPO準備企業のような成長フェーズの会社では、自ら課題を見つけて解決に動ける「自走・変化対応タイプ」が重宝されます。ご自身の性格がどちらの環境でより輝くかを考えることが、ミスマッチのない転職の第一歩です。

総務に向いている人10の共通点｜仕事内容・将来性・必要資格もやさしく解説

面接で「最後にひと言」と言われたら落ちる？

いいえ、全くそんなことはありませんので安心してください！これは不合格のサインではなく、逆質問と同様に「最後のアピールの機会」と捉えましょう。ここで「特にありません」と答えてしまうのは非常にもったいないです。面接のお礼を述べた上で、「本日お話を伺い、改めて貴社で働きたいという気持ちが強くなりました」といった入社意欲や、その日最もアピールできたと感じた自身の強みを簡潔に繰り返すなど、最後の最後まで熱意を伝えるチャンスとして活用してください。

後藤 大輝　　

HR事業部シニアマネージャー

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株式会社クルー HR事業部 シニアマネージャー。2013年より管理部門・士業分野に特化した人材エージェントとしてキャリアをスタート。10年以上にわたり活躍し、全社MVP受賞やマネージャー職を歴任した。現在はCFO代行・IPO支援を行う株式会社クルーにてHR事業を統括している。得意とする分野は、上場準備企業を含む成長フェーズの管理部門（経理・財務、人事・総務、法務、経営企画など）のマッチングである。求職者と企業双方を自身が担当する一気通貫サポートが特長。企業の課題や募集背景も包み隠さず共有する誠実な情報提供と、量より質を重視した最適なマッチングを実践している。また、10年超で培った東海地区の知見と人脈を活かし、独自の機会提供も可能としている。