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半沢風馬
管理のミカタ
給与明細電子化はするべき？おすすめサービスも紹介
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※本記事にはプロモーションが含まれていることがございます。
こんにちは。
バックオフィスの効率化編集部です。
今回は、給与明細を電子化するメリットやおすすめのサービスをご紹介していきます。
近年はペーパーレス化が進んでおり、徐々に企業から紙の書類が減っています。
ペーパーレス化することによって、コストや手間を省けるという効果を得られるため、電子化の流れは全体的に加速しています。
また、給与明細はセンシティブな要素が含まれているためミスが許されず、業務に正確性が求められます。
給与明細を電子化することで、業務の手間を省き、同時にミスを減らすことも可能となります。
本記事で電子化のメリットやサービス選定の注意点を理解して、導入の判断材料にしてくださいね。
目次
給与明細電子化のメリット
そもそも給与明細を電子化することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは大きく3つに分けてメリットをご紹介します。
業務効率化につながる
1点目のメリットとして、給与明細発行業務を効率化できることが挙げられます。
給与明細を紙で発行するためには、下記の対応が必要となります。
- データ作成
- 印刷
- 仕分け
- 封入
- 配布(送付)」
給与明細電子化サービスを導入することで、これらの手順を大幅に短縮することが可能です。
大まかにお伝えすると、作業内容がデータ登録とメールやインターネット経由での従業員への配布のみとなります。
封入や配布作業を人の手で行うと、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。
ミスが起きないように細心の注意を払って作業をする必要があるため、担当者の方には負担がかかってしまうのですが、電子化するとそれらの作業は一切不要となります。
サービスによっては給与管理サービスと連携できるものもあり、給与データの入力作業も手作業で行う必要がなく、転記ミスも無くすことができるのでかなりの効率化が期待できます。
コスト削減ができる
2点目のメリットとしては、無駄なコストを削減できることです。
給与明細を紙で発行すると、紙やインク、封筒などの消耗品は必ず使うことになりますし、配布するための郵送コストも必要となります。
給与明細を電子化することで、これらのコストを全て削減できます。
また、業務効率化によって人件費削減、および、他の業務に注力できるようになり企業の生産性向上も期待できます。
セキュリティの向上
3点目のメリットは、セキュリティの担保により個人情報の漏洩を防げることです。
紙で従業員に配布したり保管すると、紛失や盗難、漏洩のリスクがあります。
給与明細を電子化すると、閲覧するためのパスワードを設けたり、データを暗号化して保管できるといったセキュリティ対策を施すことができます。
また、1点目のメリットで記載した内容と重複しますが、電子化することでデータの転記ミスや誤配布も防げるため、個人情報の保護に大きく貢献できるのではないでしょうか。
給与明細電子化のデメリット
給与明細の電子化には、メリットだけではなくデメリットも存在しています。
導入コストが発生する
給与明細電子化サービスを導入するとなると、当然ながらシステムの初期費用や月額利用料が発生します。
業務フローの変更や従業員に対して受取方法が変更になる旨を周知する必要も出てくるため、オペレーションのコストも発生してしまいます。
給与明細電子化の注意点は？
電子化を進めるにあたり、次の2点に注意しながら検討するとサービス導入の成功確率を高められます。
システムの選定
給与明細電子化サービスは、大きく3つのタイプに分かれています。
・専用型システム
・給与計算一体型システム
・労務管理一体型システム
給与明細の作成のみ行うシステムや給与計算システムと一体になっていたり、さらには労務システムの機能を兼ね備えたタイプのシステムもあるため、導入する際はどの範囲まで対応できる必要があるのか、どこまで他システムの見直しを行うのか精査をした上で選定を進めると良いでしょう。
従業員への周知と同意
給与明細を電子化するには、従業員への周知と同意が必要です。
労働基準法では、給与明細の電子交付には従業員の同意が必要とされています。
そのため、給与明細を電子化する前に、従業員に対して目的や内容を説明し、同意を得る必要があります。
従業員の同意は、書面や電子メールなどで確実に取得し、記録しておくことが望ましいです。
おすすめ給与明細電子化サービス3選
ここではおすすめの給与明細電子化サービスを3つご紹介します。
S-PAYCIAL（鈴与ワンシート株式会社）
特徴
・シンプルな操作画面のため管理者も操作を覚えやすい
・さまざまな端末から明細閲覧が可能
費用
初期費用：50,000円
月額費用：30円/人
楽楽明細（株式会社ラクス）
特徴
・操作がシンプルなのでシステムが得意ではない方でも使いやすい
・給与明細以外も発行可能（請求書、納品書、支払明細など）
費用
初期費用：100,000円〜
月額費用：25,000円〜
Smart HR（株式会社SmartHR）
特徴
・お客様独自の給与明細項目も追加可能
・給与明細の電子化だけではなく、人事データも一括管理可能
費用
要問い合わせ
まとめ
いかがでしたでしょうか？
世間ではペーパーレス化がどんどん促進されており、電子化することのハードルはかなり低くなってきています。
導入におけるデメリットもご紹介しましたが、デメリットをはるかに上回るメリットがあるかと思いますので、前向きに電子化をご検討されても良いのではないかと考えています。
経理部の業務効率のため、本記事が給与明細電子化サービス導入の参考になれば幸いです。
